Дмитрий Ульянов: Разработка системы нормирования и планирования величины товарных остатков розничной компании

Дмитрий Ульянов

В текущих рыночных условиях (когда кредитные ресурсы достаточно дороги, а продажи по большинству рынков больше не растут высокими темпами) важно использовать все резервы повышения эффективности деятельности. Оптимизация товарных остатков является одним из таких резервов, который влияет на очень важные для работы розничной компании параметры:

- на величину денежного потока и потребность в привлечении и обслуживании заемного капитала

- на уровень продаж компании (недостаток товара на полках торговых точек, как правило, приводит к снижению уровня продаж)

Для того чтобы оптимизировать товарные остатки необходимо пронормировать их величину.

Целевое значение среднего уровня товарных остатков можно сформулировать как минимальный уровень запасов, при котором торговые точки гарантированно обеспечены товаром для реализации.

* В некоторых случаях возможны иные цели по уровню запасов. Например, в периоды гиперинфляционного роста цен запасы могут поддерживаться на повышенном уровне (оптимизация в данном случае производится на основе сопоставления эффекта от роста цен с платой за капитал, привлеченный для финансирования сверхнормативного уровня запасов).

Выделим факторы, которые необходимо учитывать при разработке системы нормирования уровня товарных остатков. Для розничной компании это следующие переменные:

1. Торговые площади

Торговые площади оказывают непосредственное влияние на уровень запасов, так как остатки на полках магазинов, как правило, нормируются от их площади.

* Складские площади в данной статье не рассматриваются, но тоже могут оказывать влияние на уровень товарных остатков. Площади складов как фактор нормирования товарных остатков необходимо рассматривать в том случае, если наблюдается их дефицит.

1. Периодичность поставок

Чем выше периодичность поставок, тем ниже требуются остатки.

1. Объем продаж

При росте объемов продаж необходимо увеличивать остатки товара на покрытие его расхода (реализации) за период между поставками или увеличивать периодичность поставок.

1. Степень нестабильности продаж в краткосрочном временном диапазоне

Неизбежные колебания продаж по дням (часам или иным диапазонам времени в зависимости от дискретности планирования) приводят к необходимости создания дополнительных запасов товаров. Часть колебаний имеют предсказуемый характер (например, продажи в будние дни и выходные) и должны быть учтены непосредственно при планировании продаж и закупок.

1. Точность планирования и исполнения закупок

Точность планирования уровня продаж и необходимых закупок, а также несвоевременные поставки приводят к нежелательным перекосам в уровне товарных остатков.

Важным вопросом является выбор единицы планирования остатков. Основой нормирования остатков является товарная матрица (в натуральном выражении, в разрезе номенклатуры продукции). Именно товарной матрицей определяется минимальный приемлемый остаток товаров на полках.

В идеале необходимо планировать остатки в разрезе номенклатуры товаров. Однако, это в большинстве случаев очень трудоемко ввиду большого объема номенклатуры и не всегда необходимо, т.к. потребителям часто важнее присутствие на витринах товара с необходимыми характеристиками, а не четко определенных моделей, модификаций и т.д. Поэтому при нормировании товарных остатков целесообразно, в основном, использовать товарные группы. Товарная группа - значимая для планирования группа товаров, имеющих сходные характеристики (например, телевизоры LCD 32 дюйма в ценовом диапазоне 15 000 – 20 000 рублей).

Остатки по товарам, имеющим высокую важность (которые обязательно должны присутствовать на полках) необходимо нормировать в разрезе номенклатуры.

Рассмотрим состав товарных остатков. В целях нормирования их уровня можно выделить следующие составляющие:

1. Товары в пути
2. Минимальный приемлемый остаток товаров на полках
3. Остаток товаров, необходимый для покрытия продаж в период между поставками
4. Остаток товаров, необходимый для покрытия нестабильности продаж

*Остатки товаров по пунктам 3 и 4 находятся:

- на полках (сверх минимального остатка)

- на складах торговых точек

- на складах распределительных центров

Остаток товаров в пути определяется средним временем доставки товаров от поставщиков и объемом закупок. Так, если среднее время доставки товара составляет 1,5 дня, а месячный объем закупок 100 млн. рублей, то средний объем остатков товаров в пути составит 5 млн.рублей (1,5 / 30 * 100). Фактический срок доставки товаров целесообразно постоянно контролировать. Если по факту средний срок поставки составит не 1,5, а 2,5 дня, то в нашем примере это означает рост товарных запасов на 3,3 млн. рублей ( (2,5-1,5) / 30 * 100 ).

Нормирование минимального остатка на полках в настоящей статье рассматриваться не будет в связи со специфичностью данного вопроса для различных компаний. Будем считать, что компания имеет товарные матрицы для каждого формата своих торговых точек, в которых определены минимальные остатки товаров на полках.

Остаток товаров, необходимый для покрытия продаж в период между поставками определяется периодичностью поставок и объемом продаж. Так, если периодичность поставок составляет 1 неделю, а месячный объем продаж в закупочных ценах 100 млн. рублей, то средний объем остатков товаров, необходимый для покрытия продаж в период между поставками составит 11, 7 млн.рублей (7 / 30 * 100 * ½).

Периодичность поставок определяется объемами продаж, партионностью поставок, а также типичными колебаниями спроса (например, продажи в будние дни и выходные).

Определение оптимальной партии поставок сводится на практике к выбору вида транспортной единицы для доставки товаров.

Некоторые компании при определении фактической периодичности поставок допускают существенную ошибку – они считают, что если транспорт с товаром поступает в компанию, например, 2 раза в неделю, то средняя периодичность поставок составляет 3,5 дня. Это не верно в том случае, если в этих двух поставках содержится различная номенклатура товаров – например, 1-я поставка состояла из верхней одежды, а вторая из обуви. Важно то, как часто поставляется выбранная единица планирования остатков (товарная группа или номенклатурная позиция). Указанная в примере ошибка приводит к занижению необходимых товарных остатков на 11,7 млн. рублей ( (7 – 3,5) / 30 * 100 ).

Итак, у розничной компании существует 2 потенциально возможных направления увеличения периодичности поставок:

1. Уменьшение размера транспортных единиц (или уменьшение загрузки каждой транспортной единицы)
2. Максимизация ассортимента товаров доставляемых в каждой транспортной единице.

Однако на практике оба варианта слабо реализуемы – доставлять товары мелкими машинами часто экономически невыгодно исходя из стоимости доставки в расчете на единицу объема/массы товаров, а загрузка машины товаром у нескольких поставщиков связана с дополнительными (часто существенными) затратами.

Остаток товаров, необходимый для покрытия нестабильности продаж необходимо нормировать исходя из степени данной нестабильности. Правильное определение данного параметра является сложной задачей для многих розничных компаний. Установление норматива так называемым «экспертным путем» приводит к проблемам в виде излишних остатков товаров или дефицита товаров. Мы предлагаем для расчетов использовать статистические данные компании. Это позволит в дальнейшем проверять нормативы на их актуальность и, при необходимости, корректировать.

Теоретически, наиболее верно было бы рассчитывать степень нестабильности продаж исходя из % выполнения оперативных планов по выручке. Но в таком варианте имеются определенные сложности:

1. Как правило, оперативные (по дневные) планы не формируются в разрезе товарных групп и номенклатурных позиций (с необходимой для нормирования товарных остатков детализацией).
2. Часто имеются технические проблемы вывода необходимых данных из Информационной системы

Более простым является расчет нестабильности продаж исходя из того, насколько компания «не попадает» в нормативные остатки.

Нормативные остатки имеют 2 границы:

- минимальный остаток товаров (непосредственно перед поставкой товаров)

- максимальный остаток товаров (непосредственно после поставки товаров)

Если остатки по товарной категории оказываются выше или ниже диапазона нормативных значений, то это характеризует нестабильность спроса.

Рассмотрим механизм расчета нестабильности спроса на примере:

*нормативный уровень надежности запасов – экспертно установленное значение, которое характеризует минимальный % дней, в которые фактический уровень запасов соответствует нормативным границам (нет дефицита или переизбытка товара)

Имеются следующие фактические данные за 10 дней:

*для расчетов учитываются отклонения как «в плюс», так и «в минус» от диапазона нормативных значений (это связано с тем, что целью является выявление степени нестабильности продаж)

На основе вводных и фактических данных мы получаем следующие значения:

* нормативный уровень запаса на нестабильность продаж рассчитывается на основании статистической формулы Процентиля. В приведенном примере запас в 77 000 рублей гарантированно обеспечит компании «попадание» в нормативные остатки не менее чем в 80 % случаев.

Нормативный запас в днях рассчитывается как частное от деления нормативного запаса в рублях на среднедневной объем продаж. Использование нормативного запаса в днях позволит рассчитывать необходимые запасы при разных уровнях продаж.

Рассчитанный указанным выше способом уровень нормативных запасов на нестабильность продаж необходимо протестировать в течение 2-3 месяцев деятельности компании. Алгоритм тестирования следующий:

1. Выявляются факты несвоевременных и не в должном объеме поставок, оценивается их влияние на отклонение от нормативных остатков (данные отклонения не должны учитываться в расчете степени нестабильности продаж)
2. Анализируются отклонения от нормативных остатков в зависимости от степени выполнения месячного плана продаж (избыток товара по причине недовыполнения месячного плана продаж не должен учитываться в расчете степени нестабильности продаж)
3. Оценивается количество отклонений в товарных остатках, очищенных от влияния отклонений в поставках и в выполнении планов продаж
4. При необходимости производится корректировка нормативов
5. Шаги 1-4 повторяются в следующем анализируемом периоде (в следующем отчетном месяце)

*Следует отметить, что остатки товаров, связанные с нестабильностью продаж можно уменьшить за счет внедрения механизмов стимулирования реализации конкретных номенклатурных позиций. Подробнее с подходом и с особенностями его внедрения можно ознакомиться в статье Е. Лискина «Возможные пути повышения прибыльности продаж розничных компаний»

Заключение

В данной статье был предложен несложный, но вполне работоспособный механизм нормирования уровня товарных запасов розничной торговой компании.

Следует отметить, что внедрение предложенного инструмента в практику работы закупочных подразделений не менее интересная задача, чем выработка самого подхода к нормированию товарных остатков. Но эту задачу целесообразно рассматривать комплексно с другими аспектами деятельности закупочных подразделений (поэтому в данной статье она не рассматривается).

Если говорить о результатах внедрения системы нормирования товарных остатков, то они вполне измеримы. Исходя из нашей практики, можно рассчитывать на следующие показатели:

- снижение общего уровня товарных запасов при сопоставимом уровне продаж от 5 до 40 %

- сокращение фактов дефицита товаров от 10 до 30 % (связанное с этим сокращение потерь в продажах можно оценить экспертно)