Восемь неожиданных способов повысить продуктивность

Высокая продуктивность – это замечательно. Вам наверняка доводилось испытывать чувство удовлетворения от того, как много вы сделали за день. И чем более вы результативны, тем выше ваши шансы получить продвижение по службе и прибавку к зарплате. Но как достичь большего, не превратившись в загнанную лошадь? Попробуйте взять на вооружение приведенные ниже советы.

1. Ограничьте список дел

На первый взгляд, этот совет может показаться странным, ведь мы хотим сделать больше. Тем не менее, попробуйте сократить количество пунктов в своем списке дел. Выберите от одной до трех наиболее важных задач (НВЗ). То есть больших и сложных дел, которые вам действительно необходимо сделать. Именно такие задачи способы заставить вас задержаться в офисе сверх положенного рабочего времени или пропустить обед, если вы не успеваете к положенному сроку.

Лео Бабаута, популярный блогер и автор книг «Как перестать откладывать жизнь на потом» и «Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего», настоятельно рекомендует выполнить именно эти задачи до того, как вы перейдете к остальным делам: «Выполните ваши НВЗ первым делом утром дома, или когда доберетесь до работы. Если вы отложите их на потом, вам может не хватить времени на их выполнение. Уберите их с дороги, и остаток дня будет легким!».

Вы когда-нибудь замечали, что от несделанного устаешь гораздо больше, чем от сделанного? Незавершенные НВЗ создают дополнительное совершенно не нужное давление. Так что убедитесь, что вы сделали все возможное для их завершения, и только после этого переходите к менее важным делам. Только благодаря такой расстановке приоритетов в конце дня вы можете почувствовать, что он прошел продуктивно.

2. Составьте план накануне вечером

Почему именно вечером? Это поможет вам снизить тревогу и «разгрузить» голову. Многие перед сном чисто автоматически думают обо всех тех делах, которые предстоит выполнить завтра, и это затрудняет процесс засыпания. Так что лучше составьте список дел на завтра до того, как отправитесь в кровать. Это поможет расслабиться и быстрее уснуть. Кроме того, вам не придется терять время утром из-за того, что вы не можете решить, чем заняться в первую очередь.

3. Фокусируйтесь только на ближайшем дне

Отделите список задач, которые вы планируете выполнить за день, от общего большого списка всех дел, которые вам необходимо сделать в принципе. И уберите большой список с глаз долой.

Дело в том, что когда вы на него постоянно смотрите, вы чувствуете большее давление и тревогу – как много дел! Большой список, конечно, нужен, чтобы вы не переживали из-за того, что можете что-то забыть. Но ведь вы все равно не сможете переделать все эти дела за один день? Так зачем себя мучить? Не засоряйте свой список на день лишними задачами, и день перестанет казаться более напряженным, чем он есть на самом деле.

Организуйте большой список задач таким образом, чтобы в верхней части оказались наиболее приоритетные дела. И каждый вечер перемещайте парочку таких дел в список на завтра.

4. Измеряйте результат, а не потраченное время

Возможно, вы уже сталкивались с такой проблемой: вы работаете все дольше, но не чувствуете, что сделали больше. Если это так, то вы наверняка хотели бы найти способ сделать больше за меньшее время. И один из таких способов – это правильно измерять собственную продуктивность.

Считайте количество завершенных дел, а не количество времени, которое вы потратили на работу. Большие проекты и задачи разбивайте на множество мелких. Отмечайте выполненные задачи в списке галочками (этот процесс приятен). В итоге в конце дня вы будете видеть список из множества задач (и неважно, насколько они мелкие) и чувствовать, что день прошел не зря, и вы на самом деле очень многое успели. Некоторые советуют вообще завести отдельный список для сделанных дел. Говорят, что его просмотр весьма воодушевляет.

5. Заведите ритуал подготовки к работе

Очень многие не могут сразу приступить к работе и вместо этого занимаются разной ерундой. А потом испытывают из-за этого чувство вины, потому что растратили ценное время впустую. Один из способов облегчить себе вхождение в работу – это завести ритуал, который будет подавать сигнал вашему мозгу и телу, что пришло время поработать.

Например, вместо того чтобы начать выполнять задачи из своего списка, вы сидите и читаете френдленту или статьи на любимых ресурсах, попивая кофе. Соответственно, ваш ритуал может выглядеть так: вы приходите на рабочее место, у вас автоматически открываются вкладки с любимыми ресурсами, и вы спокойно читаете все, что пожелаете, но только до тех пор, пока не закончится ваш кофе. Сразу после этого вы должны приступить к работе.

Какой ритуал будет наиболее подходящим для вас, можете выяснить только вы. Возможно, сигналом будет служить перемещение за рабочий стол, отключение мобильного телефона, окончание завтрака или упражнение на растяжку. Одним словом, пробуйте!

6. В выходные дни соблюдайте тот же режим, что и в рабочие

Многократно проверено и доказано, что если в выходные дни вы выбиваетесь из привычного режима, устраиваете посиделки до утра, а потом половину следующего дня спите, в первые дни недели вам будет тяжелее работать. Пока организм входит в рабочий режим, вы не так результативны, как могли бы быть. Если вам это не нравится, ложитесь и вставайте в выходные дни в то же время, что и в будни.

7. Записывайте, на что вы тратите время

Если вы недовольны своей продуктивностью, велик соблазн начать пробовать новые решения, не выяснив до конца, в чем же заключается настоящая проблема. До тех пор, пока вы ее не выявите, ни одно решение не принесет продолжительных улучшений. Поэтому один из наиболее важных шагов к повышению продуктивности – это выяснение того, куда же уходит время, какие лично у вас регулярные поглотители времени.

Тщательно запишите, что вы делаете каждое утро, чтобы подготовиться к работе, и сколько времени это занимает. Может выясниться, что вы, например, слишком долго собираетесь, потому что не можете с ходу решить, что надеть. В этом случае нужно будет просто подготовить одежду накануне вечером.

Чтобы выяснить, сколько времени занимают дела, когда вы сидите за компьютером, установите себе программу RescueTime. Она сама все точно рассчитает, а вы, возможно, выясните, что проверяете френдленту в Facebook намного чаще и дольше, чем вам казалось.

Ведите некоторое время хронометраж – это очень полезно. Или испробуйте еще один тайм-менеджерский прием: записывайте рядом с задачей предполагаемое время, которое, по вашей оценке, должно уйти на ее выполнение, а затем измеряйте реальное. Сохраняйте эти записи, они помогут вам планировать будущие задачи и сроки более точно.

8. Вырабатывайте привычки, способствующие своевременному прекращению работы

Чтобы быть продуктивным, надо не только вовремя начинать работу, но и вовремя ее прекращать. Иногда мы соглашаемся сами с собой поработать еще один лишний час и в результате засиживаемся допоздна. А потом чувствуем себя насколько измученными, что у нас не остается сил на то, чтобы грамотно спланировать свой следующий день и выделить правильные НВЗ. К тому же усталость копится, а без отдыха и своевременного переключения при всем желании быть продуктивным становится все сложнее.

Завершайте работу тогда, когда у вас еще остались силы, когда вы себя еще хорошо чувствуете, а понимание того, что следует делать дальше, не покинуло вас. Многие известные писатели утверждали, что остановка в середине предложения или параграфа упрощает возвращение к работе на следующий день.

Вот что говорил об этом английский писатель Роальд Даль: «Вы не должны продолжать писать и писать до тех пор, пока не приблизитесь к концу, потому что когда вы сделаете это, вы скажете себе, ну хорошо, а что мне делать дальше? Заставьте себя остановиться и уйти. И вы будете с нетерпением ждать возвращения, потому что будете знать, что хотите сказать далее».

Этот совет хорош не только для писателей, его следует взять на вооружение и представителям других профессий.

Заранее продумайте, когда вы завершите работу. Бывший финансовый аналитик, а ныне популярный блогер Шон Огл в одном из своих постов рассказал, что заканчивает работу строго в 12:00. Он встает рано, поэтому в его распоряжении есть пять-шесть часов, чтобы выполнить все свои рабочие задачи. Столь строгий подход ко времени окончания работы подразумевает, что вы должны быть безжалостны и бескомпромиссны, расставляя приоритеты.

«Я знаю, что к тому времени, как настанет полдень, моя энергия начнет убывать, – пишет Огл. – К этому времени будет намного сложнее сделать что-либо, что я не хочу делать, поэтому я всегда стараюсь выполнить сначала самые сложные или наиболее важные дела».

Конечно, вам необязательно следовать его примеру и завершать работу в 12:00. Но если ваш трудовой день официально заканчивается в 19:00, ровно в это время вы должны встать из-за стола и уйти из офиса.

Чтобы у вас было больше причин покинуть рабочее место, запланируйте после работы что-нибудь интересное и приятное. Нечто, что вам действительно хочется делать. Назначьте встречу с друзьями, спланируйте посещение мероприятия, начинающегося в определенное время. Если вы будете знать, что вас кто-то ждет, шансов «подвиснуть» в офисе будет меньше. К тому же что-то действительно приятное будет служить вам наградой в конце продуктивного дня.

Если всего описанного выше окажется недостаточно, чтобы вы встали и пошли домой, поставьте себе будильник! Если утром будильник эффективен, так почему бы не попробовать его, установив сигнал для окончания работы? Также будильник можно ставить не только для пробуждения, но и отхода ко сну, если вы склонны незаметно засиживаться допоздна.

Что лично вам помогает быть продуктивнее? Поделитесь своими рецептами в комментариях к этой статье!

При подготовке статьи использованы материалы сайта Buffer

Источник фото: Freeimages.com