Как сэкономить в кризис без ущерба для персонала?

Ольга Бедарева, Executive.ru

На чем в кризис может сэкономить HR без ущерба для персонала? Эксперты кадрового рынка, чьи практические рекомендации по этому вопросу мы приводим ниже, предложили переформулировать этот вопрос и обсудить статьи, на которых в кризис HR может сэкономить без ущерба для бизнеса. Это вопрос более чем актуален – около 70% HR в настоящее время всеми силами сокращают издержки. Какие траты можно спокойно исключить из корпоративной сметы уже сегодня?

Принятие коуча в штат

Последние несколько лет многие компании не обходятся без услуг бизнес-тренеров или коучей. Значительный штат сотрудников, разветвленная сеть департаментов, сложные коммуникативные связи требуют от участников бизнеса понимания процессов, происходящих внутри этой системы. Этому пониманию как раз и может научить бизнес-тренер, рассказывает менеджер по персоналу департамента «Офисный подбор» компании «СТС Групп» Елена Сенцова.

Елена Сенцова: В кризис есть веская причина взять коуча в штат

«Еще до экономического кризиса многие компании позволяли себе привлекать такого специалиста. Однако сегодня это стало финансово невыгодно. Одним из решений для HR-служб может стать принятие коуча в штат, а не разовое его привлечение, – считает эксперт. – Чем выгоден такой подход? Во-первых, компания сэкономит на выплате вознаграждения за работу коуча. Ведь стоимость услуг привлеченного «на раз» тренера практически такая же, как и зарплата такого же специалиста в штате. Зачем переплачивать? Во-вторых, тренер в штате предприятия намного лучше понимает специфику компании, нежели приглашенный человек».

Внедрить в компании внутреннюю систему обучения

Обучение сотрудников – отдельная статья бюджета, которую в кризис можно эффективно оптимизировать. Партнер хедхантинговой компании Cornerstone Юрий Дорфман уверен, что в сложные времена можно отказаться от привлечения внешних тренеров, оплаты дорогостоящих курсов, сосредоточившись на внутренних ресурсах компании, а именно – собственном персонале.

Юрий Дорфман: Начните учить сотрудников силами компании. И не пожалеете

«В каждой компании есть «звезды» – успешные сотрудники, чей бесценный опыт очень пригодится коллегам. Организация внутренних конференций, завтраков, тренингов, круглых столов с приглашением в качестве экспертов и тренеров успешных сотрудников поможет решить не только вопрос с обучением. Такие мероприятия повышают эффективность внутренних коммуникаций, стимулируют обмен опытом, сплачивают коллектив, являются отличным мотиватором для всех сторон: «наставников», достижения которых признаются публично, и «учеников», получающих новые знания и конкретные работающие инструменты, которые обязательно пригодятся», – советует Юрий Дорфман.

Сократить соцпакеты сотрудников и офисные расходы

Продолжая тему безболезненной и эффективной экономии в кризис, в результате которой не будет страдать персонал, директор департамента консалтинга компании DF-Consulting Инесса Цыпкина выделяет два главных пункта, на которых можно сэкономить в первую очередь – социальный пакет сотрудников и офисные расходы: «Если подойти к этому вопросу осторожно и продуманно, то можно получить солидную экономию без значительных рисков потери ценных сотрудников или утраты их мотивации. Посмотрите на социальный пакет, который предлагает сотрудникам компания, уменьшите его монетарный эквивалент процентов на 20-25, но взамен предложите более гибкий индивидуализированный подход к формированию этого пакета. Например, предложите сотрудникам так называемую card blanche – пусть они сами определят, что для них наиболее важно в качестве социальной любезности компании: хорошая медстраховка, карта в фитнес-клуб, оплата дополнительного обучения, оплата туристической путевки. Для каждого в определенный период жизни какая-то из этих опций может быть наиболее важной и приоритетной. Сотрудники по достоинству оценят индивидуальный подход. Такой шаг значительно повысит лояльность сотрудников, а компания при этом еще и сэкономит».

Что касается экономии на офисных расходах, то здесь, по словам Инессы Цыпкиной, есть интересный прием сбережения средств. Можно объявить конкурс на экономию офисной бумаги. «Начните кампанию «Какой отдел спасет больше деревьев?». Если это оформить как соревнование, да еще и с благородными целями, коллектив обязательно отзовется и поддержит эту инициативу, – уверена специалист. – Мой опыт говорит о том, что, несмотря на постоянные призывы экономить бумагу и «не распечатывать письма без излишней нужды», эти просьбы чаще всего остаются без внимания, и сотрудники продолжают бездумно нажимать кнопку «печать», чтобы вскоре отправить очередную порцию ненужного текста в мусорное ведро. Оформив этот призыв в формат игры, вы удивитесь, как легко появится и будет поддерживаться в компании эта статья экономии. А вот на чае и кофе в кризис я бы не экономила – это небольшой, но приятный бонус».

Сокращение расходов на поддержание VIP-статуса компании

Всевозможные сокращения за счет персонала, когда в кризис «под нож» идут фонды оплаты труда, в компаниях внедряют длительные отпуска без сохранения заработной платы, проводят принудительные увольнения «по собственному желанию», переводят официальные оплату в «зарплату в конвертах», - почему-то является самой популярной в российских компаниях мерой. На самом деле, с точки зрения сроков, экономии, процедурной сложности и рисков, это весьма непростой вариант оптимизации, говорит руководитель департамента Penny Lane Personnel Элла Михайлова.

При этом действительно эффективная экономия должна соизмерять тактические потребности и стратегические задачи, находя между ними некую оптимальную составляющую. А управление расходами в период кризиса должно быть не бюджетным или автоматически-стандартным, когда выделяются статьи и доводятся лимиты, а прицельным, «ручным», когда изучается целесообразность каждого платежа и эффективность всех издержек.

«Что касается рекомендаций по увеличению эффективности, на которые необходимо обратить внимание прежде всего, то они следующие. Во-первых, можно отказаться от выплат дивидендов акционерам в пользу укрепления финансовых позиций. Это позволит создать стабилизационный фонд предприятия для выживания компании в кризисный период. Во-вторых, можно снизить расходы на обучение персонала на тренингах, семинарах, различных курсах, на посещение конференций и форумов. В-третьих, уменьшить расходы на связь, интернет, IT-инфраструктуру. Например, хостинг – довольно затратный ресурс», – рассказывает Элла Михайлова.

Еще одна статья экономии – сокращение расходов на поддержание VIP-статуса организации. Можно рассмотреть переезд в менее престижный и дорогой офис, уплотнить подразделения, переговорки, кофе-комнаты в занимаемых помещениях, пересадить руководителей из отдельных кабинетов в опен спейсы, отказаться от излишних площадей и, возможно, сдать их в аренду или субаренду. В-третьих, рассмотрите возможность снижения расходов на служебный автотранспорт, если он укомплектован дорогими автомобилями бизнес-класса. Это позволит избежать трат на топливо и обслуживание.

В любом случае, прежде чем резать статьи затрат, нужно понять, каким образом бизнес может получать гораздо больше денег, чем даже в лучшие времена. «Всегда есть множество путей, кроме беспощадного сокращения персонала – это и поиск новых стратегических партнеров, и поиск более дешевых каналов привлечения новых клиентов, и сегментация рынка и базы, и выстраивание линейки продуктов под каждый из типов клиентов, и добавление премиум-сервисов, и, как ни странно, найм высокопрофессиональных менеджеров, имеющих опыт разработки концепции и вывода компании на качественно новый уровень в непростой период», – советует Элла Михайлова.

Сокращение трат на привилегии и деловые поездки

Факт того, что оптимизация расходов за счет сокращения персонала – крайняя мера, которая косвенно свидетельствует о неэффективности менеджмента, подтверждает и директор по персоналу группы компаний «Эко-система» Павел Должанский. По его словам, у HR достаточно инструментов, чтобы снизить расходы без явного ущерба для сотрудников.

Павел Должанский: У управляющих компаний есть хорошая возможность сэкономить в кризис

«В первую очередь сокращаются привилегии, которые напрямую не влияют на эффективность бизнеса, а просто делают жизнь менеджеров комфортной. Это излишние представительские расходы, личный водитель, пафосные корпоративные мероприятия. Возможно, стоит подумать над переездом в офис категории В или С, перевести складские помещения за черту города, оптимизировать логистику, расходы на топливо и так далее», – говорит Павел Должанский. Более кардинальный вариант - сокращение арендуемых складских и офисных площадей. В этом случае персонал может частично переводиться на удаленную работу. Кроме экономии на арендной плате, сокращаются и расходы на электричество, транспорт, что в перспективе, например, года, поможет сэкономить существенную сумму. Весьма эффективны мероприятия по удешевлению рабочего места за счет снижения расходов на канцтовары и бумагу, кофе, чай, молоко и прочее.

«Также необходимо проанализировать и пересмотреть социальный пакет: программы обучения и повышения квалификации сотрудников, отменить или сократить программы по льготному кредитованию за счет компании, предусмотреть удешевление программ или полную отмену добровольного медицинского страхования, снизить расходы на оплату питания и пересмотреть в сторону уменьшения лимиты на мобильную связь», – советует Должанский.

Отдельные рекомендации собеседник Executive.ru дает применительно к управляющим компаниям. В этом контексте будет иметь эффект уменьшение количества поездок по регионам, сокращение расходов на транспорт и командировочные. Большую часть переговоров можно проводить с помощью конференц-связи. Деловые поездки – одна из важнейших статей расходов компаний, занимающая обычно третье место после затрат на оплату труда и аренду помещений. Следует очень внимательно оценивать целесообразность конкретной поездки конкретного сотрудника, вместо бизнес-класса выбирать эконом и отказаться от дорогих гостиничных номеров.

«Но, как известно, для достижения цели необходим комплексный поход во всем. При сокращении персонала мы видим резкое уменьшение ФОТ и понятен размер экономии. В случае корректировки социальный пакетов, командировочных расходов и расходов на офис все не столь очевидно, но сэкономить можно порой даже больший бюджет, не сокращая при этом сотрудников, а, значит, не снижая производительности и качества труда», – подытоживает эксперт.

Подбор сотрудников собственными силами HR-департамента

Еще один метод экономии в кризис при непосредственном участии HR рекомендует генеральный директор кадрового холдинга Gi Group Наталья Долженкова. Хотя здесь есть свои нюансы.

По словам эксперта, чтобы уменьшить расходы в компании, HR-менеджеры часто прибегают к тому, что начинают справляться с подбором постоянного и временного персонала своими силами либо решают использовать более дешевые услуги. Если HR-департамент компании самостоятельно закрывает большую часть открытых вакансий, то, безусловно, это правильное решение. При этом в случае перехода на более дешевые услуги не стоит забывать о рисках, взятых компанией при покупке пусть если не «бесплатного сыра», то добытого за гораздо меньшие деньги, говорит Наталья Долженкова. «К нам не раз обращались кандидаты, которые имели опыт работы на временных проектах в кадровых агентствах, где были не соблюдены социальные обязательства: не оплачивался больничный, не было возможности получить справку для банка с указанием полной заработной платы. Для компании-заказчика работа с недобросовестными поставщиками крайне опасна. Гонка за выгодой не должна обернуться потерей репутации, иначе финансовые издержки могут быть гораздо выше», – заключает эксперт.