Финансовый контроллинг – важный элемент финансовой системы любого бизнеса вне зависимости от размера. Если вы занимаетесь планированием, анализом, учетом и контролем, то вы уже занимаетесь финансовым контроллингом, даже если в вашей компании нет должности финансового контролера.
В самом широком смысле финансовый контроллинг – это процесс, который делает бизнес эффективным через:
- Формирование бюджетов как точки отсчета, выражения планов, воли и амбиций собственника бизнеса.
- Проверку финансовых операций компании на соответствие интересам собственника.
- Составление регулярной отчетности для чек-апа состояния компании.
- Анализ результатов деятельности и эффективности операций.
Одна из основных задач финансового контроллинга – снижение рисков и профилактика кризисных ситуаций в бизнесе. Для этого существует несколько инструментов: формирование регламентов, установление лимитов и нормативов, порядок принятия решений по ключевым вопросам на разных уровнях управления. Особое место в сфере финансового контроллинга занимают тендерные процедуры.
Что такое тендеры и зачем они нужны
Ошибочно полагать, что тендеры, как инструмент отбора поставщиков и подрядчиков, используют только большие компании или государственные структуры, когда проводят закупки на крупные суммы. Малый и средний бизнес уже берет на вооружение эту основанную на рыночных принципах состязательности, справедливости и эффективности конкурентную форму отбора предложений на оплачиваемую поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям и в оговоренные сроки.
Что могут закупать через тендерные процедуры компании малого и среднего бизнеса? Все, что требуется для обеспечения деятельности и нуждается в оптимизации с точки зрения соотношения цены, качества, условий поставки и сервиса:
- Основные средства: оборудование, техника, автомобили и так далее.
- Товары для собственного потребления или перепродажи, сырье и материалы для производственных нужд.
- Различные услуги: ремонт и строительство, логистика и транспорт, консалтинг и аудит, страхование и так далее.
Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:
- Сокращение закупочных цен.
- Минимизация рисков взаимоотношений с поставщиками или подрядчиками.
- Выбор контрагентов с оптимальными условиями поставки и оплаты товаров / услуг.
- Обеспечение поставки товаров и услуг оптимального качества и с требуемым уровнем сервиса.
Как это работает
Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие. Можно использовать различные виды тендеров: запрос котировок, аукцион, конкурс. В зависимости от выбранного заказчиком формата участники в назначенное время предлагают свои цены и условия.
В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты. Выигрывает, как правило, тот, кто предложил самую выгодную цену для заказчика.
В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения. При этом участники видят предложения своих конкурентов и могут снижать первоначально предложенную цену до уровня, который позволит им получить целевую выгоду.
В случае конкурса или запроса предложений заявки подаются один раз в отсутствие информации об условиях конкурентов. В отличие от запроса котировок цена при этой форме тендера не всегда является решающим критерием отбора победителя. Привлекательность предложения оценивается по совокупности разных факторов: наличие лицензий или других разрешительных документов у поставщика или подрядчика, качественные характеристики поставляемого товара, опыт исполнения подобных контрактов ранее и так далее.
Тендеры могут быть открытыми и закрытыми. Открытые тендеры проводятся для неограниченного количества участников, информация о них публикуется в общедоступных источниках, для их проведения, как правило, используются открытые электронные торговые площадки, которых в России насчитывается уже более 400. Закрытые тендеры проводятся с ограниченным количеством участников, которых отбирает сама компания-заказчик по установленным внутренним критериям.
Что учесть при подготовке тендера
Прежде чем объявлять тендер, необходимо разработать внутренние правила и регламенты как минимум в трех направлениях:
- Подготовка тендера.
- Порядок проведения.
- Критерии отбора победителя.
Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит. Например, на транспортные услуги от 500 тыс. рублей в год, а на поставку сырья для основного производства от 500 тыс. рублей ежемесячно. Стоит учесть, что чем ниже лимит и меньше объем поставки, тем больше предстоит работы, но тем эффективнее контроль; а чем больше лимит и больше объем, тем больше потенциальная выгода.
В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее. Эти данные, в зависимости от выбранного формата тендера, доводятся до потенциальных участников, которые на их основе подготовят необходимую документацию и свои коммерческие предложения.
Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист. Основная задача Тендерного комитета – тщательный анализ поступивших предложений и отбор поставщика, который готов предоставить максимально выгодные условия поставки товаров или услуг.
Финансовая служба компании-заказчика в лице финансового директора или менеджера принимает активное участие на всех этапах организации и проведении тендеров:
- Разрабатывает регламенты проведения тендерных процедур.
- Проверяет, что выносимые на тендер закупки соответствуют по объемам и сумме тем, что предусмотрены в бюджете.
- Оценивает финансовое состояние участников тендера.
- Проводит предварительную проверку договора с победителем тендера на предмет соответствия бюджету, техническому заданию и порядку отбора победителя.
Как оценивать результаты тендера
Отбор победителя тендера осуществляется по различным критериям, сочетание которых компания-заказчик определяет самостоятельно в зависимости от целей и особенностей своей деятельности. Целесообразно использовать метод ранжирования и балльную оценку. Каждому критерию в зависимости от его важности присваивается вес в долях от единицы, при этом сумма весов всех критериев должна составить 1. Для каждого критерия описывается механизм оценки в баллах по пяти- или десятибалльной шкале. Присвоенные баллы умножаются на вес критерия, выводится комплексная итоговая оценка по каждому участнику тендера. Победителем становится обладатель максимального результата.
К самым распространенным критериям относятся:
- Цена. Часто именно она бывает решающим фактором, но необходимо учитывать сопоставимость предложений участников и сопутствующие расходы: например, если речь идет о закупке оборудования или товаров, то потенциальные поставщики должны указывать цену без учета стоимости доставки, а доставку указывать отдельно.
- Качество. Этот критерий подразумевает как объективные, например, сертификаты соответствия, документы о технических испытаниях, гарантия; так и субъективные характеристики, например, профессиональное суждение эксперта.
- Сроки поставки. Иногда слишком долгая доставка полностью перечеркивает выгоду от минимальной цены товара, и может обернуться катастрофой, нарушением обязательств перед собственными заказчиками и покупателями, срывами сроков по уже заключенным контрактам, поэтому показателю сроков поставки надо уделять особое внимание.
- Условия оплаты. Самые выгодные условия оплаты для компании-заказчика – платеж после поставки с максимальной отсрочкой. Самые невыгодные – предоплата. Условия расчетов должны быть выгодными как для заказчика, так и для поставщика, поэтому этому пункту следует уделять особое внимание.
- Деловая репутация контрагента. Данный критерий по большей части относится к субъективным, но может быть подтвержден как данными из открытых источников (например, информация на ресурсах ФНС и ФССП о наличии просроченной задолженности, судебных исках, наложенных арестах как в отношении потенциального поставщика, так и в отношении его руководителя и собственников), так и рекомендации, отзывы контрагентов, опыт исполнения подобных контрактов.
- Возможность поставки требуемого объема или внеплановых поставок. Этот критерий особенно актуален, если у компании-заказчика есть выраженные сезонные всплески или планируется рост объемов производства или продаж. Есть ли у потенциального поставщика возможность решить эту задачу, располагает ли он необходимыми для этого ресурсами, складскими помещениями, транспортом и так далее.
- Финансовое положение контрагента. Проверка по этому критерию необходима для минимизации юридических и финансовых рисков, поэтому необходимо ознакомиться как с бухгалтерской и финансовой отчетностью потенциального поставщика, так и с учредительными и уставными документами.
- Наличие сервисной поддержки. Если оборудование или транспортные средства требуют сервисного обслуживания, то срок или условия такого обслуживания могут быть важными при принятии итогового решения.
- Наличие сотрудников нужной квалификации. Этот критерий может быть особенно важен при закупке сложных услуг – консалтинг, аудит, реклама, проектирование, ремонт. Имеет смысл заранее ознакомиться с резюме сотрудников, которые будут работать с проектом заказчика.
- Готовность заключить типовой договор. Иногда согласование условий договора затягивается надолго, поэтому готовность потенциального поставщика заключить типовой договор, форма которого прилагается к конкурсной документации, может быть важной. При этом имеет смысл предусмотреть в договоре штрафные санкции за срыв поставок или нарушение сроков, а также за несвоевременное предоставление документов.
Таким образом, использование тендерных процедур позволяет компании-заказчику закупить необходимые ресурсы (товары, услуги) на максимально выгодных для бизнеса условиях. И если вы еще не проводили тендеры, то имеет смысл начать с закрытого конкурса: разработать первые регламенты, составить техническое задание, собрать заявки от участников, выбрать победителя и обязательно оценить результаты с точки зрения соотношения затрат и полученной выгоды, чтобы скорректировать подход в будущем.
Также читайте: