5 ошибок при выборе системы дистанционного обучения

Пять лет назад технологии онлайн-обучения не входили даже в десятку инвестиционно привлекательных ниш. Сегодня на них в России инвестиционный бум. Вместо очных тренингов и мастер-классов компаний создают электронные курсы и обучают сотрудников дистанционно. Объем рынка корпоративного онлайн-обучения в России, по данным исследования российского рынка образовательных технологий «Высшей школы экономики», уже в 2017 году превысил 3 млрд рублей, а в 2021 году возьмет отметку в 11,3 млрд.  И это консервативный прогноз.

Чтобы запустить онлайн-обучение в компании, нужна СДО. Система помогает сотрудникам проходить курсы и смотреть вебинары в удобное время с планшета и телефона, а руководителям следить, как обучение влияет на показатели бизнеса.

Выбрать систему дистанционного обучения сложно — на российском рынке больше 10 решений, которые, на первый взгляд, мало отличаются друг от друга. При этом спонтанная покупка может обернуться потерей нескольких миллионов рублей и месяцев впустую потраченного времени. Эксперты онлайн-обучения из IDS Borjomi, «Лукойл», iSpring и других компаний рассказывают, на какие грабли чаще всего наступают новички при выборе СДО, и как их обойти.

Неправильно спланировали бюджет

Александр Макаров, руководитель обучения IDS Borjomi:

Новички думают, чтобы запустить онлайн-обучение — достаточно заложить в бюджет деньги на СДО и программу для создания курсов. Потом начинается... Сотрудников нужно вводить в систему в первый рабочий день для правильного администрирования. При большом штате это трудоемкая операция. Нужно либо расширять штат, либо настраивать интеграцию с другими IT-системами: 1C, SFA или CRM.

Для запуска обучения в СДО нужен учебный контент. Иногда на его создание уходит от 3 до 6 месяцев. И важно забюджетировать контент-менеджера, который будет работать над курсами, или покупать контент у компаний-провайдеров.

Бизнес регулярно спрашивает об эффективности использования СДО. Для этого нужно настроить систему непрерывной отчетности на дашбордах с Power BI. Доступ к отчетам должен быть у СЕО и HR-директора 24 часа в сутки. В результате система может простаивать, а отдел обучения вынужден запрашивать новый бюджет и обосновать дополнительные инвестиции. 

Решение

Когда планируете бюджет, учитывайте полную стоимость проекта: 

• Аренда или покупка системы дистанционного обучения.
• Интеграция системы обучения с другими IT-решениями.
• Доработка, например, дизайн учебного портала, настройка архитектуры, брендированное мобильное приложение.
• Оплата серверов, если вы хотите хранить данные внутри компании, а не у провайдера.
• Создание дашбордов со сводными отчетами через Power BI или Tableau.
• Конструктор курсов, если планируете создавать контент сами. Некоторые конструкторы стоят больше $1 500.
• Инструменты для дизайна курсов. Например,  Adobe Photoshop и CorelDRAW.
• Оборудование для видеосъемки, если решите снимать видеокурсы.
• Зарплаты контент-менеджеру, администратору, руководителю проекта.
• Железо, на котором будут учиться сотрудники: компьютеры, планшеты или телефоны, сим-карты с хорошим Интернетом.
• Мощные компьютеры для людей, которые создают курсы.
• Оплата техподдержки.
• Стоимость часа разработки на разработку кастома от провайдера.

Также учитывайте, насколько быстро бизнес просит развернуть СДО, и запустить проект. И есть ли конкуренция за IT-ресурс внутри компании. Если результат нужен еще вчера, проект будет стоить намного дороже.

Переплатили за ненужные функции в СДО

Виктория Савицкая, ведущий специалист Корпоративного центра компетенций «Лукойл»:

Система дистанционного обучения — технически сложный продукт. Но ее часто выбирают, как блендер в магазине — чем больше функций, тем круче. Так в чек-листе появляются новые опции: лента новостей, чат-бот, корпоративная соцсеть, система управления талантами. Пока не знаем зачем, но пусть будет.

Потом все происходит как с любой спонтанной покупкой — в комплекте с блендером много полезных насадок, из которых пользуются двумя от силы. Остальные ржавеют в коробке. Зачем переплачивали?

Другая проблема — система получается настолько сложной, что сотрудники не понимают, как ей пользоваться. И приходится искать отдельного специалиста, который наладит работу и будет следить за работоспособностью СДО.   

Решение

При выборе системы дистанционного обучения отталкивайтесь от бизнес-задач. Если в ближайший год вы планируете только тестировать сотрудников, остальные опции лишние. Докупите их позже, когда проект выйдет на нужный уровень.

Без ленты новостей и встроенной соцсети можно работать. Но если в СДО нет нужного отчета или теряется статистика, автоматизировать аттестацию не получится. Тогда зачем это все?

Чтобы правильно расставить приоритеты, составьте техническое задание. Оно поможет выбрать систему под задачу и не переплачивать.

Выбрали СДО по совету друзей

Михаил Кречин, руководитель проектов iSpring:

Бывает так: компания запускает онлайн-обучение. Проект выстреливает, и его авторы начинают рассказывать всем на конференциях, что встать на онлайн-рельсы выгодно и легко. Конкуренты уже на подхвате и делают все под копирку: покупают ту же СДО, набирают в штат похожих специалистов. Проект не взлетает. Деньги и время потрачены впустую.

Часто это ошибка выжившего: если у человека что-то получилось, это не значит, что получится у другого.

Решение

Купить СДО по рекомендации все равно, что надеть чужой пиджак — в плечах широко и узко в талии. Если и собрался носить, придется перешивать. То же самое с системой дистанционного обучения — если она подошла вашим коллегам или конкурентам, не значит, что подойдет вам. У каждой компании разные задачи и бизнес-процессы.

Чтобы не ошибиться в выборе и зря не потратить миллионы рублей, проведите пилотный проект. Например, запустите онлайн-обучение для одного отдела компании. Для этого у каждой СДО есть бесплатная пробная версия. Здесь важно пройти весь путь — от настройки системы обучения до создания курсов и анализа результатов.

Пилот покажет, какая система решает задачи, какие есть ограничения, насколько оперативно отвечает техподдержка поставщика, и довольны ли ваши сотрудники. Просто изучая демо-версию и общаясь с менеджером, невозможно узнать все нюансы. Позже удачный пилот станет весомым аргументом для бизнеса — почему стоит инвестировать именно в это решение, а не другое.

Выбрали систему под тренера, а не сотрудников

Часто систему обучения в компании подбирают под тренера, который будет ей управлять: добавлять пользователей, назначать курсы и выгружать отчет. Логика простая: если тренеру удобно, систему можно брать. О сотрудниках никто не думает, а стоит.

Пять секунд — столько времени люди обычно проводят на отдельном сайте и уходят, если он сложный и там нет ничего полезного. Уже на главной странице пользователи должны видеть, что этот сайт — для них.

Та же история с учебным порталом или как его еще называют — система дистанционного обучения. Пройдя по ссылке, сотрудник должен сразу понять, куда ввести логин и пароль, где хранятся электронные курсы, как посмотреть оценки за пройденные тесты и место в общем рейтинге успеваемости. Иначе к порталу быстро пропадет интерес, и люди начнут саботировать обучение.

Вот условный Матвей открыл на корпоративной почте письмо с приглашением пройти электронный курс по пожарной безопасности. Он перешел по ссылке
и оказался на портале с десятками папок и подпапок. Куда нажимать? В лучшем случае Матвей напишет письмо в отдел обучения и попросит его сориентировать
на портале. В худшем — просто закроет вкладку.

Запомните: если пользователю нужно сделать десять кликов, чтобы открыть учебный материал, вы его потеряете. Возможно, навсегда. Проект, на который вы потратили несколько миллионов, не окупится.

Решение

Самый очевидный совет — не покупать СДО со сложным интерфейсом. Если деньги уже потрачены, а СДО раздражает сотрудников, попросите провайдера «заточить» систему под ваши задачи.