«Прайм Клининг» – российская клининговая компания, которая начиная с 2006 года оказывает услуги по разовой и комплексной уборке, аренде спецтехники и вывозу строительного мусора.
Вопрос контроля удаленно работающих сотрудников, является важным для любой компании, но в сфере клининга это вопрос №1. Маловероятно, что сотрудники, которые опоздали или не явились на работу, будут спешить сообщить данный факт администрации. Так же маловероятно, как и то, что уборка, выполненная в два раза быстрее положенного времени, будет сделана качественно и в полном объеме. Для нас очевидно, что недовольство клиентов и репутационные потери в настоящем прямо влияют на прибыль компании в будущем.
Мы всегда стремимся предоставлять гарантируемый уровень сервиса, чтобы клиенты оставались довольны качеством оказанных услуг. Из-за желания минимизировать пресловутый человеческий фактор и риск возникновения непредвиденных ситуаций, перед нами остро встал вопрос о необходимости внедрения системы контроля персонала на объектах.
Изучив процессы, происходящие в компании, мы пришли к выводу, что нужно решение для контроля сотрудников, которое позволит не только считать отработанные часы и контролировать присутствие персонала на работе, но и оперативно уведомлять об опозданиях или неявках на объект для быстрой корректировки планов. В идеале в данной системе должен был быть предусмотрен механизм отслеживания объема выполненных работ.
Поиск подходящего решения
Для себя мы подготовили список основных задач, которые должна решать система управления рабочим временем (УРВ):
- Контролировать время начала и окончания работы сотрудников на удаленных объектах в соответствии с установленным графиком работ.
- Оперативно выявлять факты нарушения трудовой дисциплины (опоздания, прогулы и т. д.) и своевременно уведомлять о них, чтобы не допустить недовольство клиентов.
- Контролировать ход и качество оказываемых услуг.
- Иметь инструмент, который бы фиксировал и сохранял все факты нарушений для разрешения спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с клиентами компании.
- Организовать учет фактически отработанного времени для справедливой оплаты труда и автоматически формировать табель оплаты.
И список требований к системе:
- Быстрый процесс внедрения и удобство эксплуатации системы.
- Минимум затрат времени на обучение новых сотрудников.
- Минимум затрат на покупку и установку специального оборудования.
Если подытожить, нам было нужно простое и удобное решение, которое поможет контролировать сотрудников на удаленных объектах, вести учет рабочего времени и оперативно информировать обо всех нарушениях, и которое не потребует много сил и средств на внедрение и поддержку.
Мы изначально рассматривали системы, представленные на русскоязычном рынке, потому что они больше подходят под специфику работы в странах СНГ:
- русский язык интерфейса;
- стандартизированные формы табелей и отчетов;
- возможность расчета заработной платы по дням/месяцам, а не неделям;
- возможность интеграции с 1С.
В результате мы остановились на решении от TARGControl. Протестировав систему в бесплатной демо-версии стало понятно, что она наиболее подходит под специфику нашего бизнеса, и позволит внедрить ее с минимальным изменением существующих бизнес-процессов. Кроме того, данное решение больше устроило по соотношению стоимость/представленный функционал. Стоимость подписки $1 за сотрудника в месяц.
Организация работы
Прежде чем ввести новую систему в работу, мы постарались расписать наш «идеальный» бизнес-процесс:
- К сотруднику или группе сотрудников привязаны объекты, где в определенное время требуется уборка. Все сотрудники заранее получают рабочий график, поэтому всегда знают, где и когда нужно быть на рабочем месте.
- Сотрудник, перед тем как приступить к работе, должен сообщить, что он на месте и приступает к работе. На этом этапе было важно решение, которое исключало бы возможные варианты обмана со стороны сотрудников.
- В случае, если сотрудник по каким-либо обстоятельствам не приступил к работе в соответствии с графиком (для каждого объекта время допустимых опозданий разное), наш кадровый специалист должен автоматически получить уведомление о нарушении. После ему необходимо оперативно отреагировать, уточнив у сотрудника причины опоздания и, при надобности, отправить на объект другого работника.
- В ходе выполнения уборки сотрудник отмечает выполненные работы в составленном заранее чек-листе, при этом подтверждением результата должно служить фото, сделанное сотрудником.
- По завершении уборки на объекте сотрудник должен сообщить, что работа окончена.
Для реализации данного процесса мы используем два модуля системы: УРВ и «Маршруты обходов».
Учет рабочего времени ведется через мобильное приложение TimePad. Сотрудник вводит свой номер, пин-код и «отмечает» начало/конец рабочего дня, а также выбирает вид работы (создается в настройках).
Для этого нам понадобилось создать учетную запись компании на сайте системы и установить из Google Play приложение на смартфоны. Данные устройства либо закреплены за объектом и постоянно находятся на нем, либо закреплены за определенными сотрудниками.
В аккаунте организации мы внесли данные всех сотрудников, каждому сформировали рабочие графики и добавили персональные PIN-коды, которые используются для идентификации в приложении. Затем настроили дополнительную фотоверификацию сотрудников и автоматическую рассылку уведомлений о нарушениях в Telegram для ответственных менеджеров.
Для контроля качества работы мы используем встроенный в систему модуль «Маршруты обхода».
На наших крупных объектах (таких, как заводы или супермаркеты) мы создали зоны уборок, закрепив в каждой RFID метки. Непосредственно в веб-версии системы создали маршруты уборок, привязали их к сотрудникам. Сотрудник перед началом работы открывает на устройстве приложение для обхода маршрутов (от этого же разработчика) и выбирает свой маршрут. Затем он приходит в первую зону уборки и подносит смартфон к установленной метке. По окончанию уборки в данной зоне работник считывает метку второй раз и переходит в следующую зону.
В зависимости от типа объекта к метке может быть прикреплен чек-лист работ или фото с привязкой к дате и к метке и т. д.
После прохождения маршрута данные попадают в систему, где они отображаются в виде отчетов, содержащих время работы в каждой из зон, фотографии и текстовые комментарии сотрудников.
Таким образом, обычные Android смартфоны стали терминалами для сбора данных о действии/бездействии наших сотрудников на объектах клиентов.
Трудности, с которыми столкнулись после внедрения
После внедрения системы контроля у сотрудников появились новые обязанности: теперь им необходимо отмечаться в мобильном приложении перед началом и после работы на объекте, что не могло ни вызвать трудностей на первом этапе. Данный вопрос был решен достаточно просто: дни, когда сотрудники забывали отмечаться или не отмечались целенаправленно, не засчитывались им в табеле как полный рабочий день. В течение первых месяцев даже самые «проблемные» сотрудники начали следовать регламенту.
Вторая проблема – попытка сотрудников отметиться за коллегу, чтобы «прикрыть» опоздание или даже прогул. Защита от подобного обмана предусмотрена в программном обеспечении: можно включить дополнительную проверку сотрудников по лицу (фотоверификацию). В таком случае при вводе номера и персонального пароля устройство делает фото лица и сверяет его с фотографией сотрудника, кому принадлежит идентификатор. При несовпадении приложение не дает начать/закончить рабочий день, а информация о запрете доступа попадает в отчет с фото с устройства. Помимо этого есть дополнительная проверка по GPS, которая сверяет координаты устройства и объекта, где должна проходить уборка.
Если говорить про вопросы, которые мы так и не смогли закрыть при помощи УРВ, – это возможность расчета не только почасовой заработной платы за фактически отработанное время с привязкой тарифной ставки к конкретному сотруднику и графику работ, но и посменно – с привязкой ставки оплаты не к сотруднику, а к объекту, на котором данный сотрудник задействован. Этот способ расчета фонда оплаты труда, свойственный клининговым компаниям, позволил бы существенно упростить процесс расчета и начисления заработной платы сотрудникам.
Результат внедрения системы контроля за сотрудниками
В результате мы можем констатировать, что внедрение системы контроля сотрудников в организации позволило нам:
- Улучшить трудовую дисциплину. Персонал компании благодаря внедрению системы стал ответственнее относится к рабочему процессу и своевременному приходу на работу. Даже самые «проблемные» сотрудники стали приезжать на уборку объекта вовремя.
- Оперативно принимать решения по персоналу. После внедрения системы уведомлений, наш контролирующий персонал теперь всегда знает, есть ли на объекте сотрудник, когда начал и закончил работу.
- Повысить доверие и лояльность клиентов. Мы узнаем о проблеме на объекте и решаем ее не дожидаясь, пока нам о ней расскажет клиент. За счет этого мы гарантируем качество и регулярность оказываемых услуг как по объекту, так и по каждой отдельной зоне объекта.
- Сократить затраты на оплату труда. После внедрения системы, мы видим фактически отработанное время сотрудника, а также можем оценить качество выполненных работ и прочие дисциплинарные проступки, поэтому сейчас они получают деньги только за результат своего труда, что заметно сказалось на фонде оплаты труда.
Читайте также: