Пять причин перейти к транспортному аутсорсингу

И прокат, и лизинг автомобилей в России за последнее время развивались очень активно. Если сравнивать показатели пятилетней давности, то они увеличились в разы. А вот транспортный аутсорсинг и транспортное обслуживание предприятий по-прежнему еще не достаточно развиты. Основными заказчиками являются иностранные компании, для которых аутсорсинг является нормальной практикой.

Кому нужен транспортный аутсорсинг?

Практически любое предприятие в своей деятельности сталкивается с необходимостью использования автотранспорта. Это может быть: доставка товара своим клиентам, оказание сервисных/ремонтных работ, управления удаленными объектами, обеспечение работы функциональных подразделений (отдел продаж — клиенты, бухгалтерия — банк, налоговая и тому подобное) и, наконец, это имидж компании.

Конечно, если транспортное обслуживание является ключевым бизнес-процессом компании, то решение отказаться от аутсорсинга выглядит вполне логичным. Речь идет в первую очередь о такси, перевозчиках, прокатных компаниях, хлебопекарных компаниях, компаниях, занимающихся поставками питьевой воды и тому подобном. Данный бизнес-процесс (перевозки, транспорт) для них ключевой, именно он формирует основную ценность (добавочную стоимость) компании. И поэтому она не должна от него отказываться. Компания должна его максимально качественно контролировать и максимально эффективно развивать. Соответственно и затраты на транспортное направление являются одной из ключевых статей затрат в бюджете компании.

С другой стороны есть огромное количество предприятий, которые также испытывают потребность в транспортном обеспечении. Большинству организаций в своей деятельности необходимо находить решение следующих задач:

Обеспечение представительских функций. Наличие представительского автомобиля и персонального водителя — обязательный атрибут. Главе компании необходимо встречаться как с партнерами, так и с клиентами, а зачастую и представителями государственных органов;
Обеспечение оперативности работы и мобильности сотрудников. Менеджеры по продажам, финансовые и бухгалтерские специалисты, сотрудники сервиса или отдела поддержки клиента обязаны быть мобильны, для полноценного обеспечения деятельности компании;
Обеспечение управленческих функций. Если ваше предприятие имеет несколько удаленных подразделений или объектов, для бесперебойного и качественного управления ими сотрудники также должны быть обеспечены необходимым транспортом;
Обеспечение комфортных условий работы для сотрудников. Во многих компаниях служебный автомобиль является составляющей социального пакета. Сотрудники нуждаются в определенном комфорте для качественного выполнения своего функционала.

То есть без автомобиля предприятию не обойтись, но организация собственного транспортного отдела является далеко не самым эффективным решением. Но в любом случае в компании кто-то должен заниматься: закупкой автомобилей, регистрацией в ГАИ, страхованием, обеспечением своевременного технического обслуживания автомобилей, организацией ремонтных работ в случае ДТП, организацией хранения автомобилей, выпуском на линию, контролем использования и расхода ГСМ, подбором и содержанием водителей, а также разработкой и соблюдением нормативной документации и бухгалтерским сопровождением (путевые листа, списание ГСМ, учет отпусков и так далее).

Именно для таких компаний наиболее целесообразным решением будет отдать решение транспортных вопросов на аутсорсинг. Тем более, что сейчас компании, специализирующиеся на этом, предлагают различные варианты решения транспортных задач, не ограничивая клиента в выборе услуг и разрабатывая индивидуальные предложения.

Существующие варианты транспортного обслуживания

Следует выделить три основных вариантов:

приобретение и содержание собственного автопарка;
использование такси;
транспортный аутсорсинг.

Такси, в принципе, тоже можно отнести к аутсорсингу. И иногда, если компании требуется минимальное количество поездок, использование такси будет целесообразным. Но в отличие от комплексного транспортного обслуживания такси будет дороже. Предоставление автомобиля на длительный срок, позволяет снизить стоимость аренды до 50%.

В чем же основные недостатки и преимущества двух оставшихся вариантов?

Если предприятие принимает решение об организации собственного автопарка, ему придется столкнуться со следующими трудностями:

организация собственного дополнительного подразделения (менеджер по закупкам, менеджер по транспорту, бухгалтер, а также механик, медсестра и водители);
организация собственной системы учета автотранспорта;
отвлечение значительных средств на закупку автомобилей;
отсутствует возможность планирования расходов;
отсутствует возможность оперативной замены автомобилей;
возникают производственные риски, связанные с временным выбытием автомобилей или водителей…;

Комплексное транспортное обеспечение на условиях аренды автомобилей с услугами по их управлению и технической эксплуатации позволяет решить эти проблемы и имеет дополнительные преимущества:

имеющийся большой парк автомобилей и штат сотрудников, который используется для одновременного обслуживания нескольких компаний, позволяет обеспечивать стабильное обслуживание, даже в случае возникновения нестандартных ситуаций;
появляется возможность оперативно пополнять автопарк в случае необходимости;
предприятие может максимально точно и на длительный период спланировать транспортные расходы;
значительно сократится объем документарной и бухгалтерской работы;
снижается риск недобросовестности контрагентов, так как компания работает с одним подрядчиком, в лице которого получает полный комплекс услуг;

Стандартные задачи

Давайте рассмотрим вариант транспортного обслуживания на примере средней компании, в штате которой есть генеральный директор, его заместители, руководители среднего звена, торговые представители и сервисная служба.

Генеральному директору понадобится автомобиль представительского класса с двумя персональными водителями. При этом график работы у таких водителей, как правило, ненормированный. Замам понадобятся тоже представительские автомобили более низкого класса и, скорее всего, с одним водителем. Руководителей среднего звена компании придется обеспечить автомобилями среднего класса, торговых представителей — эконом-класса, и сервисную службу — грузопассажирскими автомобилями.

Таким образом, компании придется не только понести значительные единовременные расходы на закупку автомобилей и укомплектовать службу эксплуатации (руководитель службы эксплуатации, механик, экономист, медицинская сестра, водителей). Кроме того, компания помимо зарплаты сотрудников данной службы будет нести ежемесячные расходы по регистрации автомобилей, страхованию, техническому обслуживанию и ремонту, заправке ГСМ, оплате налогов (транспортного и налога на имущества) и так далее.

В то же время предприятие может отказаться от всего этого, предав решение транспортных задач на аутсорсинг. Так, например, заключив трехлетний контракт по транспортному обслуживанию, автомобиль представительского класса с водителями для генерального директора будет обходиться около 300 тысяч в месяц, для его замов — 150-200. При этом у предприятия не возникнет больше никаких дополнительных расходов, так как транспортная компания самостоятельно будет оплачивать зарплату сотрудникам, налоги, заправку ГСМ, стоянку, мойку и тому подобное. Аренда автомобилей без водителя для остальных сотрудников обойдется от 30 до 80 тысяч рублей в зависимости от класса автомобилей и набора услуг. Конечно, в данном случае мы оперируем примерными цифрами. Но не стоит забывать, что транспортная компания занимается профессионально транспортным бизнесом, а значит за счет экономии от масштаба, более эффективной системы управления транспортом, низких закупочных цен транспортный аутсорсинг зачастую может быть не только удобнее, но и эффективнее содержания собственного автопарка.

Если у вас планируется небольшой автопарк (до тридцати автомобилей), то вам даже не придется нанимать флит-менеджера, потому что с транспортной компанией сможет работать любой сотрудник бухгалтерии. Его задачей будет: отправить заявку на новый автомобиль, согласовать условия по аренде, заключить договор и ежемесячно следить за оплатой счетов. При более крупном автопарке (от ста автомобилей) целесообразно выделить отдельную штатную единицу, так как в этом случае гораздо чаще приходится менять автомобили, заказывать дополнительные, в том числе, и на короткий срок, менять сотрудников, закрепленных за автомобилем и так далее. Флит-менеджер, как и его компания, тоже получит дополнительные преимущества при транспортном аутсорсинге, так как теперь ему придется работать с одной компанией, координировать и контролировать действия одного человека, а не нескольких в разных компаниях, как ранее.

Подводя итоги

В заключении следует отметить, что транспортный аутсорсинг не является панацеей. Необходимо, рассматривать каждый конкретный случай в отдельности. В каком-то случае, может быть эффективно закупать собственный автопарк, в другом случае воспользоваться финансовым лизингом или кредитом, в третьем обычным такси. Но многие компании за рубежом уже давно делают свой выбор в пользу оперативного лизинга (транспортного аутсорсинга). И открывая представительства в России, тоже пользуются услугами транспортных компаний. Но в то же время и многие российские предприятия начинают понимать преимущества этого продукта и передают непрофильное направление профессионалам.

Фото: freeimages.com