Есть мнение, что успехи не учат, а вот из ошибок можно извлечь уроки, которые помогут в профессиональной и личной жизни. Я уверена, что учит любой опыт – негативный и позитивный. Негативный ощущается острее, ошибки заметнее влияют на ход вещей. А успехи быстро забываются. Уж такова человеческая натура. Нужно приложить усилия, чтобы учиться на успехах. Ошибки и успехи могут стать мощным драйвером будущего развития.
Я рекомендую использовать четыре способа научения на опыте, которые помогут проанализировать успешные и неудачные истории проектов, мероприятий, процессов в профессиональной и личной жизни. Прикладные результаты каждого из способов постпроектной рефлексии – «извлеченные уроки» – для усвоения и последующих действий полезно записывать в шаблоны и сохранять.
1. Ретроспектива
Целенаправленное исследование, охватывающее определенный период времени. Взгляд в прошлое для движения вперед. Обычно это анализ произошедших событий или совершенных действий для поиска закономерностей и понимания причинно-следственных связей. Поэтому любое научение на опыте часто называют ретроспективой.
Способ включает сбор информации, фасилитацию мозговых штурмов и другие групповые техники, размышления, анализ, выводы.
2. Послойный анализ
Методика помогает постепенно, слой за слоем, узнать истинные причины ошибок и исправить их.
В качестве иллюстрации того, как работает способ, приведу пример из практики. Российско-немецкая компания строит электроэнергетические объекты на территории РФ. Оборудование и технологии – из Германии. Раз в полгода немецкие инженеры приезжают на объекты, дают рекомендации, отвечают на вопросы. Для российских инженеров это возможность обучения. Результаты встреч не внедряются в производство. Нужно с минимальными затратами улучшить результативность обмена опытом для роста качества сооружения и эксплуатации объектов.
Алгоритм методики включает семь шагов от первой оценки мероприятия его участниками и определения «болевых точек» до понимания и оценки причин ошибок, планирования действий и оценки их результатов. Я использовала опросники обратной связи, интервью и групповые обсуждения по технике «пять почему». Последний шаг алгоритма – анализ результативности новой встречи.
Неприменимость результатов встречи – ее главная болевая точка. Вопросы инженеров не собираются заранее и часто остаются не заданными. Переводчик плохо владеет производственной спецификой. Материалы встреч остаются «в головах» специалистов и недоступны для других инженеров. Рекомендации быстро забываются и не применяются в производстве. Поэтому участники оценили результаты встреч на 3-4 балла по 10-ти балльной шкале.
Поняв причины ошибок, мы улучшили подготовку к встрече, ее проведению, рефлексии и сохранению материалов с доступом для каждого инженера. Теперь их вопросы заранее собираются, структурируются и отправляются немецким специалистам. Создана директория немецких экспертов для личных контактов. Переводчик заменен на инженера со знанием немецкого языка. Материалы встреч структурируются по темам и сохраняются в новой базе знаний.
Оценки результативности встречи участниками повысились до 9-10 из 10, подготовка занимает в три раза меньше времени, ошибки эксплуатации объектов сокращены почти вдвое. Несмотря на изменение состава инженеров, качество стройки и эксплуатации объектов повышается.
3. Сухой остаток
Методика для структурирования больших потоков информации и получения из них Quick Wins – полезных уроков, которые можно быстро применить. Она полезна и для снижения инфоперегрузки.
Впервые это способ мы применили в 2008 году на Олимпийских играх в Пекине. 500 наших специалистов еще не проводили подобные мероприятия и могли научиться, только наблюдая и изучая предыдущие Игры. Отправить на такое обучение мы могли только 30% сотрудников, поэтому были важны не только наблюдение, но и анализ опыта, сбор разнообразной информации, систематизация и сохранение материалов в базе знаний, а затем обучение новичков.
Мы использовали личные планы наблюдения специалиста для выводов на Играх, ежедневные встречи для анализа опыта и обмена знаниями, шаблоны для Quick Wins, мероприятие-дебрифинг для их презентации. Создали базу знаний для сохранения материалов и включили ее в программу для новичков Оргкомитета Сочи 2014. Весь цикл наблюдения, извлечения и распространения уроков занял около полутора месяцев.
Через несколько месяцев был проведен опрос, чтобы оценить результат научения. 92% респондентов отметили, что уровень их знаний повысился за прошлый год. Более 90% респондентов теперь лучше понимают свои задачи во время Игр. В целом уровень знаний специалистов вырос на 50% по сравнению с уровнем до обучения на Играх методом сухого остатка.
4. Разбор полетов
Методика для быстрого обучения на опыте. Ее алгоритм включает пять шагов от определения целей и критериев успеха, создания шаблонов для записи извлеченных уроков и обучения участников до командной рефлексии и оценки результатов.
Рефлексия проходит на встрече всей команды и включает ответы на четыре вопроса. Участники описывают в цифрах и фактах, что планировали, какие результаты получили, почему есть расхождение и чему оно нас учат. Время обсуждения – 20-30 минут. Главное правило – искать не виновных, а возможность «научиться».
Пример применения в московской логистической компании, которая отправляет грузы за рубеж. Работа компании – многофункциональные проекты с участием театров, частных коллекций и экспозиций. Ее партнеры транспортные компании, торгово-промышленной палаты и таможенные органы. Каждый участник со своими правилами, не всегда понятными другим. Поэтому в проектах бывают форс-мажоры, и это влияет на результат – клиенты уходят к конкурентам.
Метод разбора полетов помог найти и исправить самые частые ошибки. В компании много коротких проектов, и результаты обучения мы получили быстро. Команда создала «руководства» – маршрутные карты для клиентов и партнеров, правила совместной работы, необходимые документы с образцами, сроки их предоставления и прочая важная информация.
Больше всего нестыковок происходила в новых для компании проектах – отправках участников зарубежных выставок. Именно здесь ценность метода оказалась максимальной. Он помог описать бизнес-процесс в деталях, стало понятно, какие сроки нужно увеличить и на какие коммуникации обратить внимание. Непродуктивные затраты времени специалистов компании сократились на 5-6 часов в неделю уже через 3-4 месяца. Количество форс-мажоров и нестыковок уменьшилось почти вдвое.
5 вопросов, который помогут научиться на ошибках
Учиться на ошибках – это как делать вкусный лимонад из кислых лимонов. Что именно нужно сделать, чтобы получить максимальную пользу от неуспеха?
Задайте пять простых вопросов:
- Как я смогу получить лучшие результаты в следующий раз?Сконцентрируйтесь на собственных действиях и способах их изменения.
- Могли бы другие действия дать лучшие результаты? Так вы избежите чувства фатальности и предсказуемости – что бы я не делал, результат будет таким же. Второй путь не позволит вам приписывать неудачи одной единственной причине.
- Каким образом другой путь может привести к таким же результатам? Вопрос поможет обнаружить скрытые причины ошибок.
- Как тот же способ действия может дать другие результаты? Этот шаг поможет осознать случайность результатов. Этот вопрос поможет продумать запасные планы на случай изменения внешних факторов.
- Каким образом результаты могли бы быть хуже? Этот вопрос не только для поднятия настроения, но и для лучшего понимания ситуации.
Как мы учимся на опыте
Как владелец бизнеса и руководитель команды я уверена, что ошибки и успехи есть в каждом процессе и проекте. Вопрос в том, как мы на них реагируем. Для нашей команды их разбор – главный способ научения, двигатель развития. Мы поняли это в 2020 году, когда бизнес-мир стал быстро меняться.
Как развивать команду, трансформировать бизнес и расти в шторм? Только за счет использования внутреннего потенциала. Наш резерв – опыт с его успехами и ошибками. Нужно его переосмыслить опыт, понять, что и как улучшить, чтобы расти.
По пятницам я провожу встречи для команды. Каждый из нас отвечает на вопросы:
- Какой результат этой недели? Чему я научился?
- В чем мои самый большой успех?
- Какие ошибки я могу исправить, чтобы получить лучшие результаты?
За счет непрерывного научения на опыте трудный 2020 год был для нас удивительно плодотворным. Вся команда и каждый ее участник достигли профессиональных и личных успехов.
Наш подход к ошибкам записан в Концепции Непрерывного Развития. Каждый новичок первым делом знакомиться с Концепцией.
Что важно, чтобы научение на ошибках прижилось?
- Личный пример и поддержка руководителя. Я поощряю мерчами, почетными званиями, просто похвалой. Поддержка особенно важна на ранних этапах этой практики.
- Понятные правила, записанные в документах компании. Важно провести обучение для команды, убедиться, что правила известны и принимаются каждым.
- Полезные и измеримые результаты «работы над ошибками». Каждый участник должен получить пользу для себя. Кто-то повысит результативность работы, чьи-то ошибки помогут другим, а кому-то важно звание «Чемпион научения на ошибках». Мы присуждаем его ежемесячно за самый ценный урок, ошибки, которые привели к росту.
Опыт команд и специалистов с их ошибками, успехами, любыми «уроками» может стать драйвером непрерывного развития. Ваша команда будет научаться без затрат и расходов на тренеров. Это самый простой способ создать «самонаучающиеся» команды и компании.
Читайте также: