В этой статье, расскажу обо всем, на что нужно обратить внимание при подготовке и организации деловой игры. Эти советы помогут избежать самых распространенных ошибок.
Как готовиться к офлайн-играм
Недооценить подготовку к деловой игре – значит рискнуть всем проектом. Скомканное из-за нарушенного тайминга мероприятие, тесная и душная локация, нехватка реквизита — и вот, бюджет на игру уже слит. В результате сотрудники ропщут, а руководитель грозит увольнением HR-менеджеру, который все это затеял.
Чтобы избежать катастрофы, нужно продумать все детали. Давайте вместе разбираться, о чем стоит позаботиться заранее.
1. Найдите подходящее помещение
От помещения зависит комфорт игроков и в целом результат игры. Деловые игры можно проводить в офисе, если есть подходящий конференц-зал, или в отдельном арендованном помещении. При выборе локации нужно обратить внимание на несколько пунктов.
1. Количество мест. Помните, что стандартное помещение «на 50 человек», предполагает, что в нем могут комфортно расположиться 50 слушателей во время лекции, семинара, тренинга — где нужно по большей части сидеть и слушать.
Перед тем, как арендовать помещение, узнайте, какую активность предполагает деловая игра. Если в игре участникам нужно много перемещаться, взаимодействовать друг с другом, использовать реквизит и в целом активно двигаться, то понадобится больше свободного пространства. Например, для игры могут быть нужны дополнительные столы для команд, отдельные зоны для заданий, места для реквизита.
В идеале для игр с активным перемещением участников нужно в два раза больше места, чем для простой рассадки. Если пренебречь этим правилом, во время подвижной игры участникам будет тесно, что затруднит взаимодействие и выполнение задач.
Проиллюстрирую примером из практики. Компания запланировала деловую игру, но помещение выбрали слишком тесное. В итоге игроки толкались, мешали друг другу пройти и создавали очереди между локациями. Теснота полностью лишила игру динамики и нарушила тайминг мероприятия.
2. Вентиляция. В душном, плохо проветриваемом помещении участники быстро устанут, потеряют концентрацию и не смогут в полной мере включиться в игру. Проверьте, чтобы вентиляция или сплит-система работали корректно: в помещении должна быть комфортная температура и приток свежего воздуха.
3. Хранение вещей. Если участники приезжают на бизнес-игру из других городов, необходимо предусмотреть место для хранения их личных вещей — верхней одежды, чемоданов. Наличие гардероба или отведенной для хранения вещей комнаты поможет избавить игроков от лишних хлопот и даст им возможность сосредоточиться на игре.
2. Организуйте кофе-брейк для участников
Если запланировано длительное мероприятие, то организаторам нужно позаботиться о перекусе. Это может быть полноценный обед, кофе-брейк, фуршет. Если человек голоден или уже 4 часа подряд не может отлучиться в туалет, он будет раздражен. Базовые потребности не закрыты — о какой деловой игре может идти речь?
Поэтому важно организовать перерывы и встроить их в сценарий игры так, чтобы они не нарушили ее ход. Несвоевременный обед может замедлить мероприятие на несколько часов. Если выдернуть участника из игры в разгар активности, ему потребуется потом много времени на переключение, чтобы вспомнить правила, свои предыдущие решения, войти в состояние азарта. Поэтому обед нужно планировать на промежутки между разными этапами игры.
3. Рассчитайте время на подготовку помещения
Во время подготовки помещения организаторы занимаются расстановкой столов, разборкой реквизита, настройкой оборудования, созданием атмосферы с помощью декораций. Это может занимать 2-3 часа, а в некоторых случаях — гораздо больше. Например, блэкаут-помещение для подготовки и проведения деловой игры «VUCA в темноте» наша команда обустраивает заранее. Накануне мероприятия команда выезжает на объект, чтобы сделать помещение полностью герметичным для света, а уже на следующий день — проводит игру.
Разбор помещения тоже требует времени. Не стоит арендовать локацию только на время проведения игры — берите с запасом. Посчитайте, сколько вам может понадобиться часов на подготовку помещения, проведение игры, обед, дополнительную организационную часть или обсуждение игры, а также на разборку декораций — и уже с этим учетом делайте бронь. Вам в этом может помочь администрация помещения, разработчики или ведущие игры — у них уже есть опыт подготовки.
Пример ошибки: компания сделала короткую бронь помещения. За полчаса до конца аренды администраторы попросили не затягивать — другие гости на подходе. Из-за этого ведущий и участники торопились, не успели обсудить итоги и зафиксировать результаты.
4. Подготовьте участников
При подготовке бизнес-игры уделите внимание участникам. Они должны понимать цель мероприятия и чем им это будет полезно. Чтобы игроки не пропустили игру и не опоздали, накануне напоминайте им о мероприятии — лично, в корпоративных чатах, в email-рассылке. Для исключения опозданий можно обеспечить всем трансфер. Например, заранее собрать всех участников в офисе и группой отвезти на место проведения игры.
Пример ошибки: деловая игра началась по расписанию, но несколько участников опоздали на 20 минут. Возникла дилемма: остановить игру и потратить время на вовлечение опоздавших или исключить их из числа участников? Приняли решение объяснить вновь прибывшим правила и втянуть их в сюжет, но заминка снизила динамику игры в самом ее начале.
5. Закупите расходные материалы
Если вы решили или договорились с организаторами сами обеспечить игру расходниками, то определите, что именно понадобится. В зависимости от выбранной игры могут пригодиться:
- Бейджики с именами, если не все участники знакомы.
- Стикеры.
- Маркеры.
- Скотч.
Учтите, что расходники могут тратиться в разы быстрее, чем запланировано. Лучше заранее уточнить это у организатора. Участник не должен тратить время на поиск или ожидание нужного реквизита – это сильно замедляет ход игры.
Из опыта: компания закупила 8 маркеров на 70 участников — в итоге участники искали и ждали маркеры, а не играли в игру.
Как подготовиться к онлайн-игре
Офлайн и онлайн игры требуют кардинально разной, но все еще одинаково серьезной подготовки.
1. Выберите инструменты для онлайн-игры и определите права доступа
В каких программах будет проходить игра? Они должны быть установлены у всех участников. Например:
- Для коммуникации можно использовать: Zoom, Telemost, GoogleMeet, Толк, Линк и др.
- Для совместной работы подходят облачные хранилища: Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox, Облако Mail.ru.
- Для создания общих документов: MS Word Online, MS Excel Online, MS PowerPoint Online, Google Документы, Google Таблицы, Google Презентации.
- Для решения игровых задач внутри команды участники используют: доски Miro, GetLocus, Mentimeter и приложение MasterQuest.
Некоторые компании (или только отдельные их подразделения) не используют иностранный софт. Это может быть связано со внутренними распоряжениями руководства или запретами на законодательном уровне. Поэтому важно согласовать софт со всеми отделами компании и организаторами игры заранее.
Если в процессе игры используется онлайн-платформа, нужно убедиться, что все участники могут в нее войти и пользоваться.
2. Проверьте скорость интернет-соединения и оборудование
Если сотрудники работают из дома, попросите их проверить скорость интернета. В случае нестабильного соединения нужно заранее обеспечить участников связью. Например, можно отправить сотрудника в коворкинг с компьютером или обеспечить ему доступ в офис с ПК и хорошим интернетом.
Также проверьте, чтобы у частников было оборудование, которое нужно для игры: подходящая операционная система, камера, микрофон и прочее по необходимости. Более подробный список требований к оборудованию и скорости соединения даст организатор, потому что это зависит от конкретной игры.
Пример ошибки: большинство сотрудников компании — люди в возрасте, и у них дома нет ни наушников, ни микрофонов. У кого-то даже нет компьютера. Когда руководитель решил организовать онлайн-игру, он не предвидел заранее недовольство персонала — они повально отказывались от покупки оборудования за свой счет. Выход — провести игру офлайн.
3. Заранее прогрейте аудиторию
Технология подготовки деловой игры в онлайне должна включать работу по мотивации сотрудников. Они должны понимать, для чего нужно мероприятие и почему важно в нем участвовать. Или в назначенное время они просто забудут об игре или решат «прогулять» — ведь градус ответственности ниже, а значит, можно пропустить мероприятие.
Повышать вовлеченность участников можно на встречах, через напоминания в Telegram-каналах и рассылки в личные мессенджеры.
Что будет без прогрева? Часть сотрудников не вышли на связь в назначенное время. Звонки ни к чему не привели — отключенный телефон и полный игнор полностью разрушили планы компании. Пришлось перенести игру, потому что без опоздавших начать не получилось.
Какие ошибки допускают после игры
Подготовка деловой игры — важный вклад в результат мероприятия. Но и после его завершения можно допустить ошибки, которые перечеркнут всю пользу от игры. Что нельзя делать после игры:
- Обесценивать результаты участников. Особенно это актуально для контентных игр, когда в процессе игроки генерируют какие-то идеи, работают над проектами, подготавливают материалы. Даже если руководитель не видит ценности в этих наработках, не стоит демонстративно их выкидывать сразу по завершении игры: это покажет сотрудникам, что их идеи, вклад в общее дело не важны. Наоборот, стоит обозначить, как компания будет использовать материалы игры в дальнейшем.
- Забывать о заслугах участников. Небольшая речь, в которой руководитель отмечает каждого сотрудника или команду, награждает победителей или просто благодарит за участие пойдет на пользу.
- Расходиться без обсуждения итогов игры. Можно рассмотреть сильные и слабые решения игроков, проанализировать командную работу, дать участникам высказать свое мнение, а также поговорить с ведущими. Можно даже просто оставить игроков на 20 минут для свободного общения — они обсудят игру между собой и сделают выводы, дополнительно зафиксируют результаты.
Очень полезно после игры добавить этап рефлексии. Ведущий и его команда поможет организовать процесс обсуждения, дает наводящие вопросы, подводит итоги. Рефлексия может на 20-30% повысить эффект от игры за счет дополнительного закрепления результатов и более глубокого анализа.
Чтобы исключить ошибки при подготовке и завершении игры, ориентируйтесь на рекомендации организаторов. Их опыт и знание нюансов поможет снизить риски форс-мажоров во время мероприятия и повысить эффективность игры.
Читайте также: