Основной фокус программ цифровизации государственного управления — на развитии онлайн-сервисов для населения. По указу президента, к 2030 году 99% массовых социально-значимых госуслуг должны быть доступны в электронном виде.
Однако в последний год заметен тренд и на совершенствование внутренних процессов в органах государственной и муниципальном власти, а также госпредприятий. Например, до 1 ноября 2024 года правительство проводит эксперимент по отбору сотрудников на госслужбу с помощью искусственного интеллекта (ИИ). Для этого будет использоваться платформа «Государственные кадры» на базе «Гостеха», она должна автоматизировать процессы найма, развития и оценки чиновников. На первом этапе ИИ занимается отбором: анализирует резюме и проводит первичное собеседование с кандидатами.
Другой эксперимент — по внедрению в федеральных органах власти кадрового электронного документооборота (КЭДО) — продлили до ноября 2024 года, подключив к нему госкомпании. Пилотный проект предусматривает отказ от бумажных документов, связанных с работой, в пользу электронных. В нем участвуют Минцифры, Минэкономики, Минэнергетики, ФНС и другие ведомства. Ожидается, что после завершения эксперимента все госорганы и госкомпании перейдут на КЭДО.
Госпредприятия уже начинают использовать цифровые документы. Так, в рамках нацпроекта «Производительность труда» 196 петербургских организаций, в том числе государственных, переведут на кадровый ЭДО.
Зачем госсектору HR Tech
Интерес к HR-технологиям со стороны госорганов и госкомпаний растет, и для этого есть три веские причины.
Первая — конкуренция за кадры. Дефицит на рынке труда — общая проблема бизнеса и госсектора. При этом органам государственной и муниципальной власти, различным фондам, бюджетным организациям и госпредприятиям приходится конкурировать за специалистов с коммерческими компаниями. А бизнес активно оцифровывает HR-процессы, совершенствует системы найма сотрудников, запускает программы их развития и удержания.
Этому уделяется колоссальное внимание: объем рынка решений HR Tech в 2023 году вырос в 1,5 раза до 78 млрд руб., по данным Smart Ranking. И госсектору важно не отставать, создавая комфортные условия труда и используя продвинутые инструменты привлечения ценных специалистов.
Вторая причина роста интереса к HR Tech со стороны госсектора — необходимость повышать эффективность процессов. Это значит, делать их более прозрачными и быстрыми. Такой результат достигается за счет внедрения IT-решений в сфере управления персоналом.
Это подтверждают существующие кейсы: например, Белгородский информационный центр с помощью сервиса КЭДО ускорил подписание кадровых документов с 3 дней до 3-5 минут. Счетная палата РФ с помощью платформы Websoft HCM повысила эффективность обучения сотрудников, а также получила инструменты для распределения и контроля задач. В результате удалось освободить тысячи человеко-часов при росте производительности и качества работы.
Третья причина — технологии помогают экономить бюджет. Использование платформенных решений — один из глобальных технологических трендов 2024 года в госсекторе, отмечает Gartner. Многие решения в сфере HR Tech представляют собой платформы — готовые решения, которые можно быстро настроить под потребности организации и запустить в эксплуатацию. Не нужны масштабные инвестиции в разработку, а экономическая эффективность заметна с первого года использования. Такую модель давно использует бизнес.
Самые востребованные направления HR-технологий в госсекторе сейчас — это автоматизация найма, кадровый электронный документооборот и сервисы самообслуживания (выдача справок, расчетных листков, расчет отпускных дней и т.д.).
Что может пойти не так
Реализация проекта по автоматизации HR-процессов в госсекторе, как правило, сложнее, чем в коммерческих компаниях: требуется больше документов для оформления сотрудничества с поставщиком решения, нужно соблюдать принятые в организации регламенты и процедуры (а они затягивают весь процесс), могут потребоваться дополнительные проверки решения на предмет безопасности и соответствия законодательным требованиям и т.д. Но все это преодолимо — нужны специалисты, разбирающиеся в процессе закупок, и желание обеих сторон. Сложнее с человеческим фактором.
В госсекторе, как и во многих других консервативных сферах, часто работают люди с низким уровнем цифровой грамотности. Они настороженно относятся к новым технологиям: у них нет четкого понимания, в чем их польза, опыта использования разнообразных IT-сервисов. Часто люди просто боятся, что их «заменит робот». И могут препятствовать внедрению HR-решений, саботировать их использование в ежедневной работе. Поэтому очень важно уделить внимание работе с сотрудниками, которые будут пользоваться IT-решением, на протяжении всего проекта.
Например, нельзя заставить человека использовать цифровые документы: 377-ФЗ оставляет право работникам отказаться от перехода на кадровый ЭДО и требовать у работодателя оформлять все документы на бумаге. Если «отказников» больше 40%, то экономический эффект от реализации проекта не будет впечатляющим.
В случае с внедрением КЭДО особенно важно остановиться на теме безопасности: объяснить, что цифровые документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, но не могут потеряться или повредиться. Стоит наглядно продемонстрировать, как именно будет организован новый процесс и в чем его преимущество для работников. Для этого стоит организовать серию очных семинаров и онлайн-вебинаров совместно с поставщиком решения.
Обязательно нужно начинать автоматизацию HR-процессов с пилотного проекта. В него можно включить от 100 до 2 тыс. человек, в зависимости от размера организации. Это позволит понять, с какими сложностями сталкиваются сотрудники в рамках нового процесса, устранить их, найти аргументы для работы с возражениями. Благодаря этому опыту будет проще масштабировать IT-решение на всю организацию.
Запустив проект, важно мотивировать людей действовать по-новому. С одной стороны, демонстрировать удобство внедренного процесса, с другой – ввести ограничения на реализацию старых способов работы. В случае с КЭДО, например, стоит запретить присылать фотографии заявлений по электронной почте.
* * *
Сейчас эксперименты по использованию HR-технологий проходят в федеральных органах власти и госкорпорациях. Успешный опыт будет масштабироваться в регионы — местным органам власти и госпредприятиям важно следить за кейсами и нововведениями, готовиться к новым форматам работы с кадрами уже сегодня.
Читайте также: