Kanban, Scrum, Scrumban – как выбрать подход к управлению проектами

В чем суть Kanban

Авторы придумали эту идею, чтобы улучшить процессы на заводе, снизить издержки и повысить эффективность работы. Вдохновением для системы стали карточки на полках в супермаркетах: если товар заканчивался, полки пополнялись по мере необходимости. Так возникла идея визуализировать работу, где каждая задача, как карточка, движется от начала к завершению. После подход адаптировали для управления проектами, не связанными с производством.

Подход Kanban работает следующим образом: доска с рабочими задачами делится на несколько колонок, например: «Запланировано», «В работе», «На проверке», «Готово». Карточки с задачами перемещаются между колонками в процессе работы. Еще можно добавить на доску раздел бэклога – для сырых идей, которые пока не превратились в задачи и не получили ответственного.

Как внедрить Kanban

Создайте доску в любом виртуальном пространстве или доступном приложении:

• Разделите процесс на этапы. Это необязательно будут этапы, как в примере выше. Может быть что-то специфичное, под отдел, в котором работает доска. Например: «Бриф», «Разработка», «Тестирование», «Релиз».
• Добавьте задачи. Каждая задача становится карточкой. Укажите, что нужно сделать, кто ответственный и дедлайн.
• Ограничьте количество задач в работе. Например, если разработчик может работать только над двумя задачами одновременно, не давайте ему больше работы. Это поможет избежать перегрузки и хаоса. А еще назначьте ограничение для каждой колонки. Например, в «Процессе» не могут находиться больше пяти или десяти задач.
• Постоянно улучшайте процесс. Проводите регулярные ретро и узнавайте у сотрудников, что пошло не так и как это исправить? Например, на какую-то задачу могло потребоваться больше времени, а на какую-то не учли этап ревью в самой доске.

Для каких проектов подходит Kanban

• Когда работа поступает постепенно, а не вся сразу. Например, если это техническая поддержка, обслуживание клиентов или работа, которая идет циклами, и эти циклы почти не меняются. Сотрудники видят, какие заявки поступили, на каком этапе они находятся и кому поручены.
• Когда важно отслеживать прогресс по задачам и оптимизировать процессы.
• Где удаленка и много уровней руководства: с доской просто понять, какие задачи у команды в процессе, что сделано, а что еще не начато. И проводить дополнительные созвоны не придется.
• Если нет четких интервалов: задачи переходят в новый статус, когда уже готовы, только после этого назначаются новые задачи.
• Если у одного специалиста несколько областей контроля: чтобы визуализировать их на доске.

Совет: договоритесь помещать в карточки завершенных задач ссылку на результаты. Написали статью – вставьте ссылку, запилили дизайн – оставьте ссылку. Так руководителю не придется стучаться в личку каждый раз, чтобы узнать, где что лежит.

Когда Kanban не подойдет

Если у вас строгие сроки и заранее фиксированный объем работы, например, проект с дедлайном «через два месяца». В таких случаях он уступает другим подходам, например, Scrum. Еще такой подход не подойдет проектам, где надо постоянно синхронизироваться с командой, потому что появляются новые вводные. Помните, Kanban требует дисциплины. Если команда будет игнорировать ограничения или забывать обновлять доску, система начнет буксовать.

В чем суть Scrum

Изначально этот подход применяли в IT-среде, но со временем он стал использоваться в самых разных сферах: от дизайна до управления строительными проектами. В Scrum процесс дробится на короткие спринты – это циклы с конкретными дедлайнами и общими целями. Спринт длится 1-4 недели и заканчивается конкретным результатом.

Как внедрить Scrum

• Организуйте команду 5-9 человек. Каждый из команды берет на себя одну из ролей: Product Owner отвечает за цели, Scrum Master следит за процессом, плюс исполнители.
• Составьте Product Backlog – список всех задач, которые нужно выполнить для достижения цели.
• Планируйте спринты. Выберите задачи, которые реально сделать за определенное время.
• Проводите ежедневные митинги. Они длятся 15 минут и помогают команде синхронизироваться: что сделано? Какие проблемы? Что делаем дальше?
• Завершайте спринт демонстрацией. Покажите, что удалось сделать, обсудите, как улучшить процесс.

Для каких проектов подходит Scrum

• Когда есть четкая цель, но требования могут меняться по ходу дела.
• Если важна тесная коммуникация внутри команды. Например, когда надо создать обучающие модули на курсе, протестировать их и внести правки.
• Когда продукт создается поэтапно, с регулярной проверкой результата. Например, когда команды программируют, тестируют и показывают функционал в конце каждого спринта.

Это может быть разработка мобильного приложения, создание сложного веб-сайта или проект по запуску нового продукта. Главный критерий: у команды еще нет выстроенного процесса и сквозных задач, поэтому приходится ориентироваться по ходу.

Когда Scrum не подойдет

Если есть строгий срок с предсказуемым результатом. Этот подход требует вовлеченности: ежедневные митинги, ретроспективы и спринты могут утомлять, особенно в командах, где люди привыкли работать индивидуально – не лучший вариант для интровертов.

Проектам с подрядчиками, потому что они не всегда готовы созваниваться каждый день, чтобы отчитываться и отслеживать прогресс.

Scrumban: как создать систему, которая подходит для почти всех проектов

• Канбан подходит для непрерывного процесса, где важно время от старта до завершения работы над задачей.
• Scrum подходит командам, которым важна гибкость и возможность корректировать цели в процессе работы.

В чистом виде эти подходы работают не всегда. Например, когда в проектах есть не только потоковая работа, но и привязанная к жестким срокам. Или команде просто тяжело работать.

Scrumban – это чередование разных методов в течение проекта. Все зависит от этапа: сначала используете одну методику, потом переключаетесь на другую, после возвращаетесь к первой.

Что подход взял от Scrum?

• У процессов есть постоянные итерации: обычно в формате совещаний и ретро в конце каждого спринта. Закончили этап – устроили митинг.
• Приоритеты распределяются в зависимости от сложности задачи и спроса на продукт.
• Вся команда согласовывает, что значит «выполнено», чтобы все знали, что значит завершить задачу. То есть, конечные результаты четко обозначены и определены.

Что подход взял от Kanban?

• Есть четкий список задач: как только сотрудник начинает работать над задачей, он «вытягивает» эти задачи из списка в свою текущую рабочую нагрузку.
• Ставятся жесткие ограничения на количество задач, которые выполняются в данный момент, чтобы не перегружать команду.
• Задачи визуально висят в виде карточек, которые перемещаются по канбан-доске.

Кому подойдет Scrumban

• Проектам, где постоянно меняются требования и растет объем работ. Например, если команда работает над новым ПО.
• Если одна команда ведет несколько параллельных проектов. Например, PR-отдел и мероприятие организует, и статьи в СМИ выпускает, и пресс-конференцию собирает.
• Стартапам, у которых все меняется чаще обычного.
• Тестировщикам и UX-UI исследователям.

Как построить работу команды

• Создайте Scrumban-доску. Это обычная канбан-доска, только добавляется колонка с приоритетами и колонка «Подготовка».
• Разделите приоритетные задачи на спринты. Внутри процесса все, как в scrum, только обзор спринта делать не обязательно, как и назначать scrum-мастера. А вот митинги, ретро и планирование спринта сохраняются.
• Добавьте WIP-лимиты – ограничения на количество задач, которые одновременно могут находиться у команды в работе.
• Проводите митинги, опираясь на канбан-доску.

Когда и какой метод лучше использовать

Классические подходы к проектному управлению – это хорошо, но в чистом виде их сложно применить на практике для целой компании и всех процессов. Лучше всего распределить их между разными отделами и процессами, а где-то скомбинировать.

Также читайте: