В эпоху «онлайна», когда маркетинговое продвижение бизнеса сконцентрировано в интернет-пространстве, не стоит недооценивать потенциал «живых» мероприятий и профильных выставок.
Что дает бизнесу участие в выставках
- Личный контакт. Встретиться с клиентами и партнерами лицом к лицу эффективнее, чем просто переписка в интернете или созвоны по телефону. Живой контакт помогает быстрее донести до аудитории ценности компании, презентовать товары или услуги, сразу ответить на вопросы и закрыть возражения, получить обратную связь. Потенциальные покупатели могут «пощупать» продукт, оценить качество, что гораздо эффективнее, чем рассматривать картинки в интернете.
- Нетворкинг и деловые связи. Вы можете встретить новых партнеров, клиентов, инвесторов. И даже подсмотреть, как работают конкуренты.
- Знакомство с трендами, новыми разработками и продуктами. Сейчас на выставках представляют все передовые разработки и технологии, а в деловой программе выступают квалифицированные специалисты из различных отраслей.
- Укрепление имиджа. Участие в выставках позволяет повысить узнаваемость компании и лояльность аудитории всего за несколько дней.
Определите цель участия
Участие в выставке требует тщательного подхода и планирования, начиная с постановки целей и заканчивая оценкой эффективности участия.
Ответьте на вопрос, какие результаты вы хотите увидеть по итогам мероприятия? Привлечь внимание аудитории и получить новых клиентов, сделать продажи прямо на выставке, найти инвесторов и партнеров или выйти на международный рынок.
Чтобы оценить результат после завершения выставки, ставьте конкретные цели, которые можно измерить. Чем яснее цель, тем легче разработать стратегию подготовки к мероприятию, маркетинг и поведения на самой выставке.
Рассчитайте бюджет
Детальный расчет, произведенный заранее, поможет определить возможности компании для участия в выставке и держать под контролем процессы. Разумеется, всегда закладывайте сумму на форс-мажор.
Что должно быть в смете?
- Стоимость аренды выставочной площади. Она зависит от региона и объема выставки. Цена может колебаться от 10-50 тыс. рублей за кв. м.
- Расходы на возведение стенда. Здесь во избежание ошибок на старте лучше проконсультироваться с опытными подрядчиками.
- Стоимость аренды оборудования, техники, мебели и т. п. Это могут быть экраны для презентации и рекламы, сенсорные панели, стулья и столы для зоны переговоров и другое.
- Транспортные расходы на перевозку, разгрузку/погрузку и другие.
- Расходы на персонал: заработная плата, командировочные, проживание, билеты на дорогу, если вы не из города, где проводится мероприятие.
- Расходы на маркетинговые мероприятия до выставки, во время и после выставки: реклама у инфлюенсеров, таргетинг, специальный лендинг, баннеры и т. п.
- Стоимость рекламных материалов и подарков.
Определитесь с площадью стенда и дизайном
Выбор площади и дизайна стенда зависит от бюджета и целей компании. Оптимальный срок подготовки стенда — за 3-4 месяца до начала выставки. Этого времени достаточно, чтобы согласовать все нюансы, дизайн и уложиться в сроки.
Обычно площадку на выставке для установки стенда можно забронировать после завершения предыдущего мероприятия. Если у вас есть пожелания по расположению, тянуть не рекомендую — лучшие места уходят быстро: у входа, на пути движения посетителей к ключевым павильонам и аудиториям.
- Если вы планируете выставлять образцы продукции, делать презентацию или мастер-класс, проводить переговоры и ориентируетесь на большой поток посетителей, тогда стоит выделить место на стенде для этих целей. Здесь можно уложиться в 50-100 кв. м.
- Не нужно переплачивать за аренду большой площади, если вы планируете поставить только стойку ресепшн, стол для переговоров, а образцы будут размещаться на небольших стеллажах. В этом случае будет достаточно — 24-40 кв. м.
Какой стенд выбрать
- Базовый или стандартный стенд — самый простой дизайн: минимум декоративных элементов, стандартные панели, подсобка, зона со столиком и стульями, возможны стойки для демонстрации образцов. Стенды такого типа подойдут для небольших мероприятий или специализированных выставок, где важна информационная часть, а не эксклюзивный дизайн и лоск.
- Уникальный стенд с интересными дизайнерскими решениями, цветовой гаммой, необычным декором, подсветкой и различными зонами подойдет для крупных, креативных, многолюдных выставок. Там, где нужно удивлять и привлекать внимание.
Что важно учесть при оформлении выставочной площади
1. Цветовая гамма
Ориентироваться стоит на брендбук компании. Однако не стесняйтесь экспериментировать и добавлять яркие цвета, контрастные и темные оттенки. В тренде — эко-стиль: древесные фактуры, камень, флористика, металл. Важно, чтобы цвета и фактуры сочетались и усиливали дизайн стенда.
2. Акценты
Расставляйте акценты, выделяйте контрастными цветами или подсветкой название компании, логотип, слоганы, чтобы издалека бросалось в глаза и привлекало внимание. Подсветкой можно отметить тумбы для демонстрации образцов, зону ресепшн.
3. Правильное зонирование
На стенде может быть информационная зона, зона для переговоров, презентаций и демонстрации товара, а также подсобное помещение для рекламной продукции, вещей и отдыха сотрудников.
Все должно быть удобно и функционально. В зоне информации размещается стойка ресепшн, держатели с рекламными материалами. Обычно здесь встречают гостей представители компании.
В зоне демонстрации и презентации покупатели могут познакомиться с товаром: потрогать, попробовать, посмотреть в действии. Продукцию можно размещать на тумбах, если это мелкий товар, например, пищевые продукты, косметика — на стеллажах или на встроенных полках.
Зона переговоров может быть:
- Закрытой, когда создается отдельное пространство — это может быть полноценная небольшая комната или уединенное место на стенде, отгороженное от других зон перегородками или мебелью.
- Открытой, где располагаются столы со стульями или небольшие диваны. Открытая зона подойдет для большого потока гостей и для стендов небольшой площади.
4. Декоративные элементы
Стенд — это визитная карточка компании. И важно уделять внимание каждой детали, создавать приятную атмосферу и комфорт, чтобы в памяти посетителей остались приятные впечатления.
Здесь фантазия может разгуляться: зеленые растения, креативные фотозоны с флор-декором или арт-элементами, вазы, статуэтки, ростовые фигуры, инсталляции и многое другое.
5. Интерактивные гаджеты
Современные технологии сделают стенд креативным и запоминающимся, помогут в презентации товара и даже развлекут посетителей. Это могут быть мультимедийные экраны для рекламных роликов, сенсорные столы и панели для поиска информации и просмотра каталогов компании, VR и AR технологии, которые погружают в виртуальный мир, роботы и другое.
Позаботьтесь заранее о раздаточных материалах
Подготовьте брошюры, визитки, каталоги, подарки для партнеров и посетителей — канцелярия с логотипом компании, кружки, одежда, ежедневники, пробники вашей продукции и т. п.
Продумайте какие акции и специальные условия вы можете предложить клиентам и партнерам. Если у компании есть реферальная программа, адаптируйте ее для участников выставки, сделайте эксклюзивные условия.
Обучите персонал
Каждый член команды должен быть информирован о продуктах и услугах компании и обладать отличными коммуникативными навыками. Обучите своих сотрудников распознавать потенциальных клиентов и вести переговоры, уметь презентовать продукт или услугу, четко отвечать на вопросы и отрабатывать возражения. И, разумеется, быть приветливыми и дружелюбными.
Подготовьте презентацию
Успех презентации зависит не только от качества продукта, но и от умения его презентовать и донести ценность до аудитории.
1. Определите кто ваша аудитория (клиенты, партнеры, инвесторы), и что вы хотите донести.
2. Сделайте интересную и запоминающуюся презентацию:
- Начните с вау-эффекта: заинтересуйте аудиторию с помощью интересного неожиданного вопроса, истории или факта.
- Играйте на визуале: красивые слайды, видео, инфографика.
- Покажите продукт в действии — это лучший способ убедить аудиторию, делитесь кейсами.
- Тренируйтесь и репетируйте: запомните структуру, чтобы чувствовать себя увереннее. Выступите перед коллегами — со стороны виднее, что нужно доработать. Проверьте укладываетесь ли вы в тайминг.
- Подготовьтесь к живому диалогу с аудиторией: подумайте над вопросами, которые вы можете задавать в процессе презентации посетителям. Будьте готовы к возражениям и вопросам с их стороны, подготовьте ответы на самые популярные вопросы заранее.
- Сделайте запоминающийся финал: подведите итоги, выделите ключевые моменты, сделайте призыв к действию и оставьте контакты, чтобы люди смогли с вами связаться после презентации.
Контактируйте с аудиторией до выставки, во время и после
Подготовка к мероприятию начинается задолго до его открытия. Уведомьте ваших партнеров и клиентов, что компания собирается участвовать в выставке. Отправьте приглашения, используйте свой сайт, электронные рассылки. Подогревайте постоянно интерес через социальные сети, рассказывайте о том, что аудитория сможет увидеть на вашем стенде, какие акции и предложения вы приготовили. Можно запустить рекламу и привлечь еще больше посетителей на стенд. Расскажите о том, чем закончилось мероприятие, каких результатов вы достигли.
* * *
Комплексный подход и грамотная стратегия обеспечивают успешное представление вашей компании на выставке, помогают оптимизировать затраты и избежать ненужных расходов.
Читайте также: