В эпоху быстрых технологических прорывов и глобальных культурных изменений роль проектного менеджера (ПМ) становится все более многогранной и сложной. По данным «Исследования проектного управления в России 2022», почти 50% опрошенных российских компаний уже более пяти лет использовали практику проектного управления в своем бизнесе.
Разрушая стереотипы, отметим, что проектный менеджер — это не тот, кто лишь перемещает карточки в Jira. На самом деле это стратег, коммуникатор, инноватор и лидер, который умеет находить пути к успеху в условиях неопределенности и постоянного изменения.
Современные реалии выдвигают перед проектными менеджерами такие задачи, как адаптация к новым технологиям и методологиям, работа в мультикультурной среде и постоянная готовность к изменениям. Например, пандемия COVID-19 особенно подчеркнула важность умения работать в условиях дистанционной коммуникации и цифровизации процессов.
Современному проектному менеджеру критически важны не только технические навыки, но и развитый эмоциональный интеллект для эффективного решения конфликтов, мотивации команды и вдохновения коллег. Рассмотрим семь ключевых навыков, которые становятся необходимыми для успешного управления проектами в реалиях нового времени.
1. Синтез профессиональных качеств: стратегия, тактика, исполнение
Идеальный ПМ создает триединство профессионализма, сочетая в себе следующие роли:
- Как стратег: определяет долгосрочные цели и направления проекта, основываясь на общей картине бизнес-ландшафта и прогнозируя будущие тренды и изменения.
- Как тактик: разрабатывает конкретные планы действий, адаптируясь к изменяющимся условиям и эффективно управляя ресурсами.
- Как исполнитель: реализует эти планы, уделяя внимание деталям и оперативно реагируя на возникающие проблемы и изменения.
Сосредоточение только на одной или двух ролях может привести к проблемам в управлении проектом, а именно:
- Фокус только на стратегии – менеджер может потерять связь с реальными процессами исполнения проекта. Это чревато созданием планов, которые трудно или невозможно реализовать из-за неучтенных оперативных ограничений или ресурсных проблем.
- Фокус только на тактике — менеджер может быть очень эффективен в краткосрочном управлении ресурсами и принятии оперативных решений. Однако, без стратегического видения проект будет терять из виду долгосрочные цели и возможности для инноваций.
- Фокус только на исполнении — менеджер станет «работником на все руки», способным эффективно решать возникающие проблемы, но не способным влиять на общее направление или улучшение бизнеса. Проекты будут завершаться в срок, но без стратегического и тактического планирования они могут не достигать своего полного потенциала.
Чтобы эффективно переключаться между стратегическим, тактическим и исполнительским уровнями, ПМ должен смотреть на проект под разными углами — как видеть общую картину в целом, так и уделять внимание конкретным деталям. Это требует высокой степени самоорганизации, умения анализировать сложные данные и быстро принимать решения в условиях неопределенности.
Для развития этих навыков важно постоянно самосовершенствоваться в каждой из областей:
- Обучение и самообразование — регулярное изучение новых стратегий управления проектами, курсов по лидерству и тактическому планированию поможет специалисту оставаться на одной волне с инновациями в индустрии.
- Практика и опыт — реальная практика управления проектами в разных условиях и в различных ролях помогает углубить понимание каждой области.
- Менторство и коучинг — работа с более опытными коллегами и наставниками позволит получить ценные уроки и советы, которые способствуют развитию компетенций во всех трех направлениях.
- Обратная связь и рефлексия — регулярный анализ своих проектов, сбор обратной связи от команды и заказчиков, а также самоанализ помогут определить области для улучшения и роста в рамках каждой из ролей.
2. Упорство: погружение в детали
Для проджект-менеджера упорство означает не только устойчивость перед лицом трудностей, но и настойчивость в достижении глубокого понимания всех аспектов проекта. Это включает в себя как активное общение с участниками команды, так и постоянное исследование технических, бизнес- и рыночных аспектов, связанных с проектом. Упорство означает готовность изучать новые технологии, методологии и тренды индустрии, что позволяет ПМ быть на шаг впереди в планировании и адаптации проекта к изменяющимся условиям.
Приведу пример. Однажды я решил, что для эффективного управления проектами необходимо детально разбираться в процессах, которыми управляешь. Именно поэтому я начал изучать разработку программного обеспечения. Хотя я и не стал профессиональным программистом, но приобрел достаточно знаний, чтобы общаться с разработчиками на одном языке, переводить бизнес-требования на технический язык и наоборот. Меня стало труднее ввести в заблуждение относительно оценки сроков, сложности задач, ограничений и применимости технологий.
Это требовало значительного упорства, но в итоге я получил ценное преимущество и уникальный навык, которым обладают немногие проджект-менеджеры. Это помогло мне получить несколько предложений о работе, назначения на ведущие проекты в компаниях и укрепить свою репутацию.
Упорство включает в себя и способность удерживать фокус на долгосрочных целях проекта, несмотря на краткосрочные «подножки» и отвлекающие факторы. Это требует от ПМ способности к стратегическому мышлению, умения выстраивать приоритеты и эффективно управлять временем: как своим, так и команды.
Помимо этого, упорство означает умение сохранять энтузиазм и мотивировать команду, даже когда проект сталкивается с трудностями или задержками. Это способствует созданию сильной и сфокусированной рабочей атмосферы, где каждый сотрудник чувствует свою значимость и вклад в общий успех.
3. Ответственность и исполнительность: ключ к достижению целей
Ответственность в роли проджект-менеджера означает способность принимать взвешенные решения, предвидеть последствия и качественно управлять всеми аспектами проекта. Это включает в себя оценку рисков, координацию действий команды, управление ожиданиями клиентов и стейкхолдеров, а также этичное поведение, особенно при возникновении трудностей.
Исполнительность, с другой стороны, включает в себя постоянный поиск способов улучшения работы процессов и умения доводить задачи до конца. При этом менеджер должен обеспечить их выполнение в соответствии с установленными стандартами качества и в рамках ограниченных ресурсов и сроков. Это требует способности организовывать и оптимизировать рабочие процессы, эффективно распределять задачи и ресурсы, а также умения мотивировать и поддерживать команду в течение всего жизненного цикла проекта.
Важно помнить, что ответственность — это делать правильные вещи, а исполнительность — делать их правильно. Например, если команда внедряет новый процесс или инструмент, исполнительный шаг включает в себя последующий анализ влияния этих изменений на эффективность. Стоит выяснить, насколько удобны эти изменения для команды, и при необходимости провести тонкую настройку процесса или инструмента на основе полученных данных.
Отсутствие ответственности и исполнительности имеет свои последствия. Особенно ярко это проявляется в неспособности управлять ожиданиями. Для успешного взаимодействия двух сторон (менеджера и команды; менеджера и заказчика; команды и стейкхолдера) в проекте крайне важно избегать неопределенности и иметь план для ее минимизации.
Я часто сталкивался с ситуацией, когда другая сторона не управляла ожиданиями меня и моей команды. В результате переговоры не приводили к конструктивным договоренностям, и мы не понимали, что происходит со второй стороны. Это негативно влияло на наши планы и результаты работы. В таких случаях ответственные менеджеры берут на себя инициативу и начинают управлять взаимодействием с другой стороной, даже если это не входит в их прямые обязанности.
В совокупности, ответственность и исполнительность создают фундамент для успешного управления проектами. Он позволяет достигать поставленных целей с учетом всех факторов и обстоятельств, с которыми сталкивается проект. Эти качества также способствуют созданию доверия и уважения как внутри команды, так и среди клиентов и стейкхолдеров, что укрепляет профессиональную репутацию ПМ.
4. Коммуникация: умение сглаживать углы
По данным упомянутого выше исследования проектного управления в России, 20% руководителей проектов считают налаживание коммуникаций самой сложной частью работы. Это неудивительно — эффективная коммуникация простирается далеко за рамки простой передачи информации; она включает в себя умение активно слушать, точно интерпретировать невербальные сигналы и эмпатично реагировать на потребности и проблемы команды и клиентов.
Сильный менеджер должен уметь адаптировать свой стиль общения в зависимости от собеседника, будь то технический специалист, клиент или член команды с нетехнической экспертизой. Это требует гибкости, чувства такта и умения находить подход к различным типам личностей.
Кроме того, важным аспектом коммуникации является способность превращать потенциально конфликтные ситуации в возможности для сотрудничества и совместного решения проблем. Это требует от ПМ навыков ведения переговоров и способностей сглаживать острые углы, сохраняя при этом четкость и последовательность коммуникации.
Приведу пример из своего опыта. В одном из проектов клиент выразил недовольство производительностью команды разработки. Он жаловался, что лишь небольшая часть задач, взятых в работу, попадает в ближайший релиз. При разборе ситуации мы выяснили, что команда разработки работает с эффективностью близкой к 100%, а проблемной зоной оказалось тестирование, выполняемое другой командой. В итоге я, моя команда и компания занялись улучшением процесса тестирования, перестройкой рабочих процессов и расширением команды QA.
Эффективная коммуникация не ограничивается устным общением. Письменные навыки также критически важны, особенно при работе с документацией проекта, создании отчетов и ведении переписки с клиентами и командой. Ясность, краткость и точность в письме способствуют эффективному обмену информацией и снижают риск недопонимания.
5. Смелость: искусство говорить «нет»
Смелость в контексте проектного менеджера означает не только способность выступать против нереалистичных ожиданий или требований, но и готовность защищать интересы проекта и команды, даже если это может привести к конфликтам с заинтересованными сторонами. Проектному менеджеру важно оставаться принципиальным в вопросах качества, сроков, а также устанавливать здоровые границы, чтобы поддерживать баланс между ожиданиями клиентов и реальными возможностями команды.
В моей практике был случай, когда один из членов команды заказчика регулярно общался с инженерами из нашей команды в крайне токсичной и неконструктивной манере. Они ничего не могли возразить, но мотивацию это подрывало. Чтобы защитить своих сотрудников и устранить проблему, я провел неприятный разговор с этим человеком и его руководителем. Проблема была решена.
Смелость означает активный поиск обратной связи, открытость к критике и готовность к изменениям. Это требует уверенности в себе и умения конструктивно воспринимать как положительные, так и отрицательные отзывы.
Например, одним из эффективных методов грамотной организации обратной связи в команде является проведение встреч 1:1. Менеджеру стоит заранее планировать встречи и акцентировать внимание на конкретных темах — благодаря этому человек придет подготовленный, а разговор будет более содержательным. В завершении каждой сессии для внесения ясности важно обговорить конкретные договоренности и сроки. Такой подход позволяет улучшать проекты и собственные профессиональные качества, способствуя тем самым общему успеху и достижению высоких результатов.
6. Обучение: непрерывное развитие
В современном мире, где технологии и бизнес-процессы развиваются с беспрецедентной скоростью, непрерывное обучение и развитие для проджект-менеджера является не просто желательным, а необходимым условием для успеха. Это включает в себя не только знание последних трендов в управлении проектами и изучение новых инструментов и методологий, но также и развитие мягких навыков, таких как лидерство, коммуникация и эмоциональный интеллект.
При этом важно помнить: готовность к самокритике и самосовершенствованию — это не только признание своих слабых сторон, но и активное стремление к их улучшению. Менеджер должен быть способен оценивать свою работу объективно и использовать обратную связь от команды и клиентов не как «камень в свой огород», а как ценный источник информации для личного и профессионального роста. В критике гораздо больше смысла, чем в похвале, и если она конструктивна и исходит от авторитетных профессионалов, то ее можно использовать как руководство к действию.
Однажды я работал с начинающим менеджером, который, несмотря на структурное мышление, плохо формулировал конкретные планы из-за недостатка опыта или робости. В результате все встречи заканчивались очень общими и плохо реализуемыми предложениями. После нескольких сессий обратной связи он начал точно фиксировать договоренности, и теперь после каждой встречи у него был четкий план действий, включающий конкретные задачи, ответственных лиц, ожидаемые результаты и дедлайны.
Кроме того, непрерывное обучение также включает в себя умение делиться знаниями и опытом с командой. Это может выражаться в форме менторства, проведения обучающих сессий и рабочих семинаров. Такой подход не только повышает компетенции команды в целом, но и способствует созданию культуры обучения и совместного роста внутри организации.
Важность передачи знаний сотрудникам также затрагивается в глобальном исследовании «3 global trends that are shaping the labour market» от Good Habitz — согласно ему, для 57% респондентов возможность обучения в компании оказалась ключевым фактором в решении остаться в ней.
В конечном итоге, непрерывное обучение и развитие помогают специалисту оставаться конкурентоспособным и эффективным в быстро меняющемся профессиональном мире, обеспечивая необходимую гибкость и адаптивность для успешного управления проектами в любых условиях.
7. Технический бэкграунд: преимущество, но не требование
Конечно, технические знания могут служить значительным преимуществом в проектном управлении, особенно при взаимодействии с инженерными командами и понимании технических деталей проекта. Чтобы наработать базовый минимум технических навыков, не стоит бояться казаться глупым: задавайте максимум вопросов команде, читайте профильную литературу, гуглите непонятные термины и пробуйте самостоятельно решать технические задачи. Этот подход поможет лучше понимать работу инженеров и более эффективно управлять проектами.
Однако технические знания не являются абсолютным требованием для эффективного менеджмента. Гораздо важнее способность понимать техническую информацию в контексте бизнес-целей и принимать обоснованные решения на основе этих знаний. Важными качествами являются также гибкость мышления и способность быстро обучаться, что позволяет проектному менеджеру взаимодействовать с техническими специалистами на одном уровне и адекватно оценивать предлагаемые технические решения.
Ключевым аспектом успешного управления проектами является умение находить и привлекать компетентных специалистов для решения специфических технических задач. Когда я нанимаю на технические должности, я всегда привлекаю для собеседования специалиста с этой же ролью, но на несколько уровней выше. Это позволяет быть уверенным в том, что выбранный кандидат действительно квалифицирован.
Умение привлекать компетентных специалистов включает в себя не только выбор правильных людей для работы над проектом, но и создание условий для их эффективного взаимодействия и сотрудничества, а в них входит:
- прозрачность коммуникации в команде;
- доступность поддержки и менторинга;
- культура обмена знаниями;
- обратная связь;
- взаимное уважение
Вместо вывода
Способность мыслить и обучаться, мотивация и умение принимать решения будут играть ключевую роль в вашем успехе в любых обстоятельствах. Не бойтесь принимать на себя вызовы, такие как собеседования или сложные проектные ситуации.
Важно помнить, что каждая ошибка или неудача — лишь еще одна возможность для роста и развития. Поэтому принимайте решения смело и уверенно, используя каждый шаг в карьере как возможность для личного и профессионального совершенствования.
Читайте также: