Пандемия изменила представление о рабочем пространстве: сотрудники оценили гибкость и независимость, которые им дает удаленка, бизнес посчитал выгоды от снижения арендной платы. Тем не менее отсутствие неформального общения ослабляет командное взаимодействие, ухудшает обмен знаниями и идеями. В последнее время компании все чаще задумываются о возвращении сотрудников в офис.
Так, Google и Amazon одними из первых стали оказывать давление на персонал, вынуждая их вернуться в офисное пространство. Однако, как показало исследование ADP Research Institute, 64% работников готовы уволиться, если их попросят вернуться в офис на полный день. Возникшая дилемма толкает HR на пересмотр формата офисного пространства. В 2024 году усиливается тенденция на форматирование офиса как «третьего места» – центра притяжения сотрудников.
Что такое «третье место»
Концепция «третьего места» принадлежит американскому социологу Рэю Ольденбургу. В своей одноименной книге он высказал мысль о социальной необходимости третьего пространства, которое не является ни домом («первое место»), ни работой («второе место»), но при этом способно обогатить повседневную жизнь людей.
Это место взаимодействий, которое предоставляет людям возможность встречаться, общаться и делиться идеями. В нем ценятся не формальные правила и стандарты, а искренность, творчество и открытость. Оно стимулирует общение и взаимодействие, становясь местом для вдохновения, обмена опытом и саморазвития. Таким местом может быть кафе, библиотека, музей, театр, лекторий, парк и т.д.
Формировать из офиса «третье место» начали IT-гиганты, такие, как Google и Microsoft. Все знают о садах, фонтанах, игровых комнатах со столами для бильярда, зонами отдыха с каминами в офисных пространствах этих компаний: в Google Cloud есть даже огородный клуб с реальными грядками, где сотрудники могут выращивать овощи и травы. Позднее практику начали применять и крупные отечественные компании. Роль офиса как места для социального взаимодействия и коллаборации осознают «Т-банк», «Сбер», «Яндекс».
Так, в группе «Т-банк» работает более 26 тыс. сотрудников, большинство из них – удаленно. И новая штаб-квартира компании – Spase – это, скорее, «третье место», чем «второе» – это место притяжения сотрудников, где есть не только рабочие зоны, но и многофункциональная клиника с полным циклом услуг по ДМС, кафе и рестораны, дом быта, аптека, салон красоты, бесплатный фитнес с тренажерным залом и групповыми занятиями, массажный кабинет, видовая веранда с местами для работы и отдыха, шеринговые сервисы и зона буккроссинга.
Еще один пример подобного офиса – штаб-квартира «Сбера», который отказался от кабинетной системы и создал инновационную рабочую среду с креативными коворкингами, столовыми по принципу «Кухни мира», спортивным этажом со спа-зоной и комнатами отдыха.
Идет строительство новой штаб-квартиры «Яндекса». В проекте запланированы сувенирные магазины, кафе, аптеки, салоны красоты, лекторий и музей вычислительной техники. При этом первые два этажа здания будут открыты для всех желающих.
Реализовать офис в формате «третьего места» могут не только крупные компании с большими бюджетами. Этот подход практикуется и небольшими организациями, которые понимают, что общение и взаимодействие между сотрудниками не менее важно, чем сама работа. Есть удачный опыт организации офисного пространства малым бизнесом в Барнауле, Уфе, Ярославле, Новосибирске и других регионах России. Например, в Ульяновске облачный сервис Searchanise перестроил кафе под офис с лекторием, барной стойкой, зоной отдыха и беседками на улице.
В чем преимущества офиса в формате «третьего места»
- Уютная и комфортная атмосфера офиса, созданного в рамках концепции «третьего места», способствует повышению производительности и удовлетворенности сотрудников.
- Создание сообщества: помогает развивать культуру работы и общения в коллективе, укрепляя отношения между сотрудниками.
- Повышение креативности и инноваций: такие офисы стимулируют творческое мышление и новаторские идеи благодаря нестандартной обстановке.
- Улучшенное благополучие сотрудников: комфортное рабочее пространство способствует физическому и психологическому благополучию сотрудников, что влияет на их общую продуктивность.
- Привлечение и удержание талантов: такая рабочая среда привлекательна для талантливых специалистов и помогает компании удерживать квалифицированных сотрудников.
Какие проблемы возникают в офисных пространствах по типу «третьего места»
- Шум и отвлекающие факторы: множество людей в открытом пространстве может привести к шуму и отвлекающим факторам, что усложняет концентрацию и выполнение задач.
- Конфиденциальность: недостаток частных пространств может вызвать проблемы в области конфиденциальности, особенно для чувствительных разговоров или задач, требующих защиты информации.
- Конфликты по использованию ресурсов: ограниченные или совместно используемые ресурсы, такие как рабочие столы, могут привести к потенциальным конфликтам и недовольству работников.
- Организация и управление пространством: необходимо хорошее управление и планирование, чтобы обеспечить эффективное использование пространства и предотвратить его излишнюю загруженность или хаос.
- Социальная динамика: индивидуальные особенности сотрудников и культурные факторы могут влиять на социальную динамику в офисном пространстве по типу «третьего места», необходимо учитывать это при создании атмосферы взаимодействия и сотрудничества.
Какие цифровые инструменты помогают сгладить недостатки «третьего места»
1. Корпоративный портал
Все чаще главным инструментом для взаимодействия в компаниях является корпоративный портал. Без единого коммуникативного пространства трудно держать сотрудников в одном информационном контуре. В том числе информировать персонал о предстоящих офлайн-событиях в офисе: чаепитии по случаю дня рождения, вечере настолок, совместном просмотре киноленты 30-х годов XX века.
Для того чтобы сотрудники точно не пропустили офлайн-событие, компании используют баннеры на главной странице и живую ленту с нотификацией и возможностью отписки. Красочные баннеры на главной странице корпоративного портала невозможно пропустить, а таргетированная настройка новостной ленты позволяет пригласить только коллег из одного города или департамента.
Сервисы и заявки на корпоративном портале помогают возместить затраты на проведение мероприятия. И не надо ходить к начальнику, в бухгалтерию и другие инстанции, чтобы согласовать и завизировать документы на оплату.
2. Карта офиса и сервисы бронирования
Избежать конфликтов за ресурсы, грамотно организовать и управлять офисным пространством можно с помощью отрисованной карты офиса и сервисов умного бронирования, которые позволяют устанавливать ограничения по выбору и количеству мест, по количеству бронирований и по срокам бронирования одного места, а также разрешают закреплять рабочие места за отделами и сотрудниками.
Как правило, неформальные мероприятия проходят по вечерам после окончания трудового дня. Часто сотрудники приходят в офис с утра, чтобы оказаться на вечеринке сразу после работы. Поэтому лучше всего предусмотреть не только саму тусовку, но и размещение коллег в течение рабочего дня.
Особенно это важно при организации, например, турнира по киберспорту: лучше, если задержавшиеся по работе сотрудники не будут сидеть за соседними столами с кричащими спортсменами и их группой поддержки. С помощью сервиса бронирования рабочих мест в корпоративном портале можно отметить столы, где будет проходить турнир, или даже поставить запрет на их бронирования для тех, кто не согласился прийти на встречу.
3. Календарь
Системы управления задачами и проектами помогают сотрудникам быть организованными и эффективно планировать работу, не пропускать встречи. Так, чтобы избежать ситуации, когда сотрудник принес в офис торт и ест его в гордом одиночестве – хорошо бы запланировать встречу и пригласить на нее всех желающих, тогда не получится, что во время чаепития большая часть сотрудников на митингах, встречах с клиентами или на собрании отдела.
Кроме того, обсуждение предстоящей встречи не захламит общие чаты, а будет сфокусировано в специально выделенном чате. Также, планируя вечеринку, считать тех, кто согласился прийти на встречу, проще, чем опрашивать коллег.
4. Фото- и видеогалерея
Сразу же предусмотреть единое место для сбора фото и видеоотчета с мероприятия – отличная идея. Тем более этот материал пригодится для следующих анонсов. Для дополнительного привлечения внимания к неформальным мероприятиям можно разместить фото- и видеогалерею на главной странице. Так, даже те, кто отказался от уведомлений о встречах, будут в курсе прошедших событий.
5. Геймификация
Если в компании внедрена система геймификации, бонусных баллов и внутреннего магазина, то, разумеется, его можно использовать для дополнительного стимулирования участников неформальных мероприятий. Создавайте призовой фонд, раздавайте небольшое количество дополнительных баллов в качестве welcome-gift для всех, кто пришел и, конечно, не забывайте разыгрывать бонусы за лучшую идею для тусовки.
6. HelpDesk
Через анонимную форму обратной связи в следующий раз можно устранить еще больше препятствий на пути к идеальному мероприятию в офисе. При этом стоит опросить не только тех, кто участвовал в мероприятии, но и тех, кто не пришел. Установить причины отсутствия, а также помехи, которые возникли от мероприятия в офисе. Интересным решением являются и короткие пульс-опросы, которые предоставляют компании быстрый, регулярный и информативный инструмент для оценки удовлетворенности, проблем и трендов внутри организации.
Вывод
Концепция офиса в формате «третьего места» дает HR-отделу дополнительные возможности плавного возвращения сотрудников с удаленной работы в офис без привлечения директивных методов. При этом важно учесть все минусы, которые возникают в этом формате: шум, борьба за временные и пространственные ресурсы, вопросы конфиденциальности.
Решить эти проблемы можно через совокупность дизайна, гибкого рабочего пространства с зонами для социального взаимодействия и цифровых сервисов, которые формируют из офиса комфортное «третье место», где легко работать и приятно отдыхать. В условиях дефицита кадров такой подход является перспективным решением привлечения и новых сотрудников в компанию.
Читайте также: