Регламент работы

Регламент, с одной стороны, понимается как правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.

С другой стороны, так называются некоторые акты международных конгрессов и конференций. В Большом Энциклопедическом словаре эти два определения выглядят следующим образом: 1) регламент – это совокупность правил, определяющих Порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.

2) это Порядок ведения заседаний, конференций, съездов. .

Термин на английском языке: regulations, time limit

Разновидности регламента

Некоторые авторы детализируют общие определения регламента, включая в эту детализацию особенности деятельности, структурные параметры регламентируемого «организма» или регламентируемых функций и т.д. Для бизнес-структур предлагается, к примеру, следующие разновидности регламента:

1. Регламентирующая документация.

2. Организационная (объект: структура подразделения./должность).

3. Положение об организационной структуре (страт. уровень).

4. Положение о подразделении (такт .уровень).

5. Должностная инструкция (опер. уровень).

6. Нормативно-методическая (объект: деятельность).

7. Положение о направлении деятельности (страт. уровень).

8. Регламент бизнес-процесса (такт. уровень).

9. Рабочая инструкция (опер. уровень).

10. Планово-учетная (объект: ресурсы).

11. Распорядительная (все вышеперечисленное).

Для эффективного использования этих и подобных им регламентирующих документов на предприятиях и в организациях вырабатывается своеобразная система управления регламентами.

Система управления регламентацией

Все управленческие подходы и инновации опираются на определенную документальную базу, которая и составляет уникальность системы управления каждого предприятия и отражается во внутренних нормативных актах. Проблема в том, как лучше строить подобную систему регламентации на предприятии и как управлять ею.

Одним из классификационных признаков могут быть принципы иерархии в создании систем регламентов (т.е., когда есть возможность выделить несколько уровней регламентов деятельности - подходы). Еще один признак – выделение и контроль основных объектов регламентации (например - стандартизация продукта, работ, правил, смешанная и проч.) .

Причем, регламент на выполнение тех или иных работ должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника и должен, к примеру:

a) Определять зоны ответственности сотрудников при выполнении работ;

b) Содержать требования к результатам работ;

c) Содержать требования к содержанию работ;

d) Содержать требования к качеству работ.

Стандарты и регламентация деятельности

Современные теоретики и практики менеджмента предлагают следующий уровень стандарта при регламентации деятельности:

1). Регламент-документ стандарта первого, стратегического, уровня, описывающий правила осуществления определенных действий, являющихся стандартом для всех или некоторых подразделений компании, но не относящийся к описанию бизнес-процесса.

2). Регламент-документ стандарта второго, тактического, уровня, описывающий совместные действия нескольких функциональных подразделений компании по исполнению одного ключевого бизнес-процесса. Регламент предназначен для расширения стандартов, описываемых Положением, но не может нарушать или отменять стандартов первого уровня.

3). Инструкция – документ стандарта третьего, оперативного, уровня, описывающий действия одного из функциональных подразделений Компании, являющихся частью одного или нескольких взаимодействующих ключевых бизнес-процессов, либо действия, описание которых требует профессиональных специфических знаний. Инструкция предназначена для расширения стандартов, описываемых Регламентом, но не может нарушать или отменять стандартов второго уровня. .

Если компания не предоставила сотрудникам регламентов работы – это означает, что она явно разрешила им руководствоваться собственным представлением о том, что надо, а чего не надо делать. Вы строите бизнес, нанимаете персонал, но не сообщаете им правила игры. Избежать таких ситуаций поможет регулярный менеджмент .

Литература

1. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент
2. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном»
3. Корпоративные ужасы
4. Реорганизация системы продаж. Дискуссия
5. Совмещение функциональной и процессной системы управления. Дискуссия.
6. Как вносить изменения в регламент процесса? Дискуссия
7. Регламент – яд или панацея? Блог Антона Язовских