Что стоит делать заранее?
1. Налоговый аудит
Его можно сравнить с генеральной репетицией налоговой проверки. Цель выявить и устранить налоговые риски до визита инспекторов в ваш офис. Выполнять аудит должны сторонние специалисты.
Налоговый аудит можно совмещать с ежегодным аудитом достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности. Но программа такого аудита должна быть расширена и направлена на более глубокую проверку налогов. Выполняют его сторонние специалисты.
2. Проверка контрагентов перед заключением договора
Особенно это касается поставщиков (подрядчиков и исполнителей), которым вы оплачиваете товары, работы или услуги.
Помимо стандартного набора учредительных и правоустанавливающих документов важно:
- Проверять и сохранять документы, которые подтверждают полномочия лица, подписавшего с вами договор или просто работающего с вами в процессе его исполнения. А именно: копии паспортов, протоколы о назначении руководителя, доверенности представителя, приказы на работников, задействованных в выполнении договора и т. д.
- Запрашивать у контрагентов документы, подтверждающие наличие ресурсов, необходимых для исполнения договора. Это разрешения и лицензии, наличие специалистов, автотранспорта и спецтехники, офисных, складских или производственных помещений — в зависимости от специфики договора.
- По возможности получать у контрагента копию его налоговой отчетности за период работы с ним, включая декларации по НДС и налогу на прибыль, выписки из книг продаж, подтверждающие отражение в них совершенных хозяйственных операций.
3. Аккуратно отвечать на требования и уведомления налоговых органов
Важно сохранять диалог с налоговым органом, не уклоняться от вызова и предоставления пояснений. Стоит внимательно отслеживать информацию о встречных проверках ваших контрагентов, в рамках которых налоговый орган запрашивает документы и информацию по вашей организации.
Очень часто из поступающих требований очевидно, что налоговый орган проводит предпроверочный анализ, собирает информацию и документы, готовясь к выездной налоговой проверке. Например, если запрашиваются документы за три года. А по составу вопросов можно понять и тему будущей проверки.
Что делать, если выездная налоговая проверка уже назначена?
Нужно понимать, что вы не можете подготовить всех сотрудников к общению с налоговой службой, и тем более научить их всегда правильно реагировать на действия налогового инспектора, особенно неправомерные. Поэтому важно к минимуму свести ситуации общения ваших сотрудников с инспектором.
1. Выделите для выездной проверки помещение
Желательно, чтобы это помещение было не в вашем офисе, а где-то поблизости. Естественно в этом помещении не должно быть доступа к вашей компьютерной сети, программам бухгалтерского и налогового учета; документам, не относящимся к предмету проверки.
Это помещение на период проверки будет являться рабочим местом налогового инспектора. В помещение необходимо привезти подлинники всех первичных учетных документов за проверяемый период и регистры налогового учета. Документы всегда должны оставаться в помещении, инспектор не имеет право выносить оттуда документы. При необходимости вы вправе установить видеонаблюдение.
2. Назначьте одного ответственного сотрудника
Этот сотрудник, желательно налоговый юрист, будет общаться с налоговым инспектором по всем вопросам, связанным с проверкой. Он будет получать от налогового инспектора решения о возобновлении и приостановлении налоговой проверки, требования о представлении информации и документов, будет обеспечивать доступ инспектора к документам в выделенном помещении, координировать иные проверочные мероприятия.
В том числе юрист будет оценивать правомерность требований и действий налогового инспектора. Он сможет оценить, какие документы инспектор вправе запрашивать и получать, а какие нет. Именно этот сотрудник будет правовым барьером, ограничивающим возможные противоправные действия инспектора.
Естественно, ваш представитель должен иметь доверенность на осуществление всех этих полномочий.
Важно также исключить свободное общение инспектора с иными сотрудниками организации, включая руководителя и главного бухгалтера. Инспектор не должен свободно подходить к иным специалистам, общаться с ними, задавать вопросы, получать от них любые документы. Проинструктируйте работников об этом заранее и напомните сразу после начала проверки.
3. Все общение с инспектором должно быть строго официальным
Это значит:
- Проверка документов проводится в выделенном помещении, проведение осмотра помещений, допросы инспектор может осуществлять только после принятия решения о возобновлении налоговой проверки. Сроки проверки ограничены Налоговым кодексом РФ, поэтому у инспектора каждый день на счету.
- Никакая информация и документы не должны предоставляться, кроме как на основании полученного от инспектора письменного требования. Это важно для налогоплательщика, так как для ответа на требование дается 10 рабочих дней. Поэтому есть время оценить правомерность требования и решить, какие документы вы обязаны предоставлять и заранее подготовить эти документы.
- Никто не должен отвечать на вопросы инспектора, кроме как в рамках официального допроса и с оформлением протокола допроса. В некоторых случаях целесообразно присутствие на допросе представителя по доверенности или адвоката.
4. Аккуратно и в срок отвечайте на требования налогового инспектора
Налоговым кодексом РФ установлены сроки ответа на требования налогового инспектора. Соблюдайте их.
Не стоит без правовых оснований уклоняться от предоставления документов или вообще игнорировать такие требования, так как это может привести к штрафам и выемке.
Если вы считаете, что инспектор превышает свои полномочия и истребует лишние документы, отказ в предоставлении таких документов должен быть письменным и нормативно обоснованным. Проекты ответов на требования должен готовить налоговый юрист.
5. Не упрощайте работу налогового инспектора
Например, привозить подлинники документов в налоговую инспекцию. В этом случае инспектор может проверять эти документы в любое время независимо от приостановления или возобновления налоговой проверки. Или предоставлять документы в электронном виде, тем более в виде таблиц. Это существенно облегчает инспектору анализ хозяйственных операций и выявление нарушений.
Предоставление документов в электронном виде, равно как и предоставление подлинников документов в налоговую инспекцию — право, но не обязанность налогоплательщика.
Сложным является вопрос о предоставлении документов бухгалтерского учета (оборотно сальдовые ведомости, анализ счетов, карточки счетов и т. д.). Наличие таких аналитических регистров сильно упрощает работу инспектора, поэтому некоторые юристы, руководствуясь ст. 31 НК РФ, рекомендуют предоставлять только первичные учетные документы и налоговые регистры.
Однако суды в большинстве случаев поддерживают налоговую инспекцию, указывая, что у инспектора есть право истребовать регистры бухгалтерского учета, если они конечно ведутся в организации. Поэтому за непредоставление этих документов может быть наложен штраф по ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ.
Читайте также: