Руководителям компаний приходится решать множество задач, в том числе рутинных, которые могут отнимать силы и драгоценное время. В таких случаях на помощь может прийти бизнес-ассистент — специалист, который помогает руководителю в решении бизнес-задач и облегчает его работу.
Как найти и проверить кандидата на должность ассистента? Какие задачи ему поручать? По каким критериям оценивать эффективность его работы? Редакция Executive.ru задала эти вопросы управленцам.
Когда пора нанимать ассистента
Решение о бизнес-ассистенте пришло в период, когда задачи стали требовать моего «клонирования». Никому из сотрудников по функционалу не подходят, но кто-то должен их выполнять. Когда фразы типа «вот если бы у меня была еще одна пара рук, то я бы...» стали звучать по 10 раз на дню — стало понятно, что пора.
Найти бизнес-ассистента не проблема, сложнее добиться эффективной работы в тандеме. С ассистентом вы или команда, или работы не получится.
Ассистенту отдаю все задачи, которые могу сформулировать голосом или текстом. Если не формулируется — увы, делаю сама.
Как я понимаю, что ассистент работает хорошо? Субъективно, это эмоция облегчения или дополнительной нагрузки. Мой нынешний ассистент выясняет дважды в день, с чем нужно еще помочь и довольна ли я происходящим. Такой мини-опрос помогает сохранять осознанность и в моменте вносить коррективы. Я очень ценю этот элемент заботы, ведь ассистент освобождает не только мои руки, но и голову.
Понимание того, что персональный ассистент может быть действительно полезен, пришло вовсе не с мыслью, что я что-то не успеваю или забываю. Ключевым моментом явилось осознание того, что я делаю слишком много работы, для которой не требуется моя квалификация, опыт и знания. А значит, неэффективно трачу свое время и либо не успеваю делать какие-то действительно важные для бизнеса задачи, требующие именно моей квалификации, или недостаточно качественно восстанавливаюсь, и тогда уже может страдать как качество моей работы, так и здоровье.
Задачи персонального ассистента в моем случае могут быть достаточно широкими – от организационных моментов до подготовки предварительных версий документов или поиска и первичной обработки информации, необходимой для качественной аналитики. Соответственно, и требования к такому человеку помимо общей организованности включают некоторые знания предметной области работы нашей команды. Поиск подобного человека – занятие нетривиальное, поскольку необходим «гибрид» между очень организованным «человеком-системой» и начинающим специалистом в области финансового анализа.
Как подбирать ассистента
Для меня цель была сразу – найти не просто ассистента, а человека, который будет рядом постоянно, сможет работать единой командой с первого дня. Я не стала тратить время на самостоятельное размещение вакансии. Если есть специалисты, узко заточенные на поиск конкретно ассистентов по вашему требованию, то они выполнят эту задачу быстрее и эффективнее, а мое время будет направлено на решение параллельных задач. Такой специалист был найден, и он взял на себя полностью весь цикл задач.
Изначально вакансия была составлена достаточно стандартно, с типовыми требованиями. Я получила несколько кандидатов на проведение итогового собеседования. По резюме действительно все не только соответствовали вакансии, но даже имели несколько навыков, превышающих ожидания. Но мой полный восторг от предвкушения мук выбора – «все настолько хороши, даже не знаю на ком остановиться» – разбился о реальность. Кандидаты при очном собеседовании разочаровали: ответы на вопросы показали очень поверхностные знания.
Тогда я изменила подход. Перестала рассчитывать, что кто-то «угадает» кто мне действительно нужен, просто выписала какими ключевыми аспектами, ценностями и навыками должен обладать человек, которого я ищу. И, о чудо! — довольно быстро нашла «своего» человека.
У нас с ассистентом на сегодняшний день отличный тандем. Работа выстроена таким образом, что мы планируем цели на неделю вперед и ежедневно сверяем задачи. Мой ассистент не только выполняет технические задания, но и разделяет мои человеческие ценности. Что больше всего меня радует в людях и мотивирует делиться своими знаниями и опытом – это стремление человека расти и развиваться.
Главные компоненты хорошего ассистента – требуемые вам профессиональные навыки и разделяемые вами общечеловеческие ценности.
Я поняла, что мне необходим бизнес-ассистент, когда год назад начала активно развивать бизнес, а времени стало не хватать. Я оцифровала свою ежедневную деятельность: узнала, сколько времени у меня уходит на разные виды задач, и определила, какие хочу делегировать.
Бизнес-задачи, которые выполняет ассистент, делятся условно на три типа:
- требующие времени – это ведение календаря, ведение статусов по проектам, поиск различной информации, услуг и товаров, заказ доставок, и т.д.
- требующие дополнительных знаний – это вопросы, для решения которых нужно разобраться с какими-то техническими нюансами: например, выяснить у специалистов, как преодолеть сбой в работе ЭДО или как настроить работу с другой платформой или сервисом, настроить тариф в банке, и т.д.
- требующие контактов с другими людьми – когда нужно пообщаться с потенциальными исполнителями для какой-то задачи и собрать с них информацию.
Сфера моей деятельности – связи с общественностью, и в день я могу общаться с очень большим количеством партнеров, клиентов и журналистов. Хотя бы частичная минимизация количества контактов благодаря ассистенту и «режиму одного человека» очень помогает. Также ассистент может выступать специалистом на некоторых проектах, где не нужны глубокие знания по PR – например, рассылать письма, собирать базы данных, оформлять простые презентации.
При выборе ассистента я руководствовалась тем, что хочу поручить рутинные задачи. Они требуют от кандидата таких качеств как внимательность, ответственность, умение и желание доводить дело до конца. Также я учитывала специфику работы в PR-агентстве, поэтому важны были уровень коммуникации, клиентского сервиса и грамотность.
В текст вакансии я заложила тест на орфографические ошибки и написала, как нужно откликнуться на вакансию – это сразу отсеивало кандидатов, не обладавших достаточным уровнем внимательности и знания русского языка. При назначении собеседования и на самом интервью я оценивала, насколько человек вежлив, клиентоориентирован, доброжелателен, а также пунктуален. Релевантным кандидатам по итогам собеседования я предлагала пройти тест Адизеса, и если у кандидата был высокий показатель P – производительность, а также хороший А – администратор, то рассматривала кандидата дальше.
Эффективность работы ассистента я оцениваю в первую очередь по тому, сколько рабочих часов у меня высвободилось после его найма. Также важны скорость исполнения задач и то, что ассистент ничего не забывает – фиксирует, помнит о задачах сам и напоминает мне.
Каким должен быть хороший ассистент
Когда у меня появилось понимание, что время, которое я хотела бы тратить на стратегические важные задачи и развитие бизнеса, съедает бесконечное множество административных или личных задач, я поняла, что пришло время нанимать ассистента.
Что я делегирую ассистенту? Все задачи, которые напрямую не влияют на прибыль моей компании: заказ билетов, бронирование отелей для деловых поездок, управление календарем, обработка почты, подготовка документов и отчетов, ведение базы необходимых контактов, поздравление партнеров с важными событиями, координация и коммуникация между моими проектами.
Основная задача бизнес-ассистента – экономия моего «мыслетоплива». Я не стараюсь что-то удержать в голове, замучить себя бесконечными напоминаниями, за все это отвечает ассистент. Также он отвечает за сбор и обработку информации, а мне приносит только выдержку из ключевых моментов. Недавно я просила посмотреть два часа обучения и выдать мне основные тезисы, это даже более классно, чем слушать.
Несколько основных критериев для кандидата: ответственность, пунктуальность, системность, высокий уровень эмоционального интеллекта. Важно понимать, что бизнес-ассистент – это ваш самый ближний круг, а мы все – среднестатистическое своего окружения. Поэтому дополнительные критерии для каждого руководителя будут уникальными.
Я бы никогда не наняла в свое ближайшее окружение сотрудника, который не умеет справляться с эмоциями и не умеет брать ответственность за свое состояние и уровень энергии на себя. Хороший бизнес-ассистент умеет мыслить категорией результата, а не процессов, поэтому часто ассистенты вырастают в руководителей и занимают уже другие роли в компании.
Результат работы ассистента – мое время на решение стратегических задач и спокойное состояние.
Как оценивать эффективность работы ассистента
Делать все самостоятельно – прямая дорога к стагнации. Времени и ресурсов, чтобы объять необъятное, все равно не хватит. Однако при этом нужно еще обладать способностями учителя – уметь обучать людей тому, что знаешь и умеешь сам, давать правильные инструменты, мотивировать. Бизнес-ассистент может выполнять любую работу, которой его научит руководитель. Сначала ему поручают самые базовые вещи, которые может выполнять каждый. Затем его пул задач увеличивается в зависимости от квалификации и обучения.
Ассистентов ищут на hh, с помощью собственного отдела подбора кадров, нанимают через аутсорс, рекомендации знакомых. На первом этапе подбора можно провести беседу и тестирование, которое раскроет качества человека, покажет, подходит он для выполнения определенных задач или нет. Если у ассистента функционал банальный – приносить кофе, организовывать встречи, отвечать на звонки – то важны такие качества, как ответственность, знание тайм-менеджмента. Если же речь идет о помощнике, от которого требуется творческий подход к решению вопросов, то нужна креативность, нестандартный взгляд на вещи и явления.
Лично я подбираю бизнес-ассистентов через серьезные рекомендации. Мне важно, чтобы человек прошел какое-то обучение, уже имел опыт работы, а, главное, желание заниматься своим делом дальше и учиться новому. Еще я рекомендую обращать внимание на то, приятен вам в общении человек или нет. Ведь работа ассистента предполагает, что он много времени будет проводить рядом с вами.
Эффективность работы всегда проверяется по рабочему листу. Необходимо устанавливать KPI, а затем вместе с ассистентом оценивать уровень выполненной работы. Постепенно можно увеличивать количество задач, глобализировать цели, устанавливая дополнительную мотивацию.
Считаю, оплата услуг бизнес-ассистента не должна быть фиксированной за час работы. Вознаграждение должно зависеть от выполненных вовремя задач, а также их количества. Например, на все ли звонки дан ответ, все ли отчеты сданы, соответствует ли внешний вид дресс-коду компании. Главное, правильно объяснить каждую задачу, поставить цель. В дальнейшем плоды работы уже не нужно будет тщательно перепроверять. У человека будет четкое понимание, куда он движется.
Когда я понял, что операционная деятельность занимает большую часть моего времени и вытесняет работу над стратегически важными задачами, я принял решение найти бизнес-ассистента. Такие ситуации – явный сигнал к необходимости делегировать часть задач, в противном случае прогресс невозможен: мне пришлось бы без конца решать текущие задачи и оставаться на одном и том же уровне.
Приход в нашу команду ассистента позволил мне сконцентрироваться на стратегических задачах, развитии бизнеса и личных качеств, а не тратить время на рутинные задания. Бизнес-ассистент планирует мой рабочий график, ведет переписку и созвоны с партнерами, клиентами и подрядчиками. Он взял на себя контакты с прессой, работу с презентациями, сбор и анализ информации, поиск аутсорсеров под различные временные задачи. Также мой ассистент курирует команды и контролирует дисциплину в отделе.
Исходя из задач, которые я перечислил выше, мы искали человека, который умеет управлять временем, обладает коммуникационными навыками, имеет значительные организационные способности. Я также имел в виду, что компания будет расширяться, и круг задач моего ассистента тоже может вырасти. Чтобы смело наделять его в будущем большими полномочиями, мы оценивали также его фундаментальные навыки и особенности типа его личности.
Таким образом, наши кандидаты проходили тесты на эмоциональный интеллект, уровень мотивации и тип личности. В итоге мы остановились на кандидате, который показал профессионализм и инициативность, высокий уровень адаптивности. Кроме того, он сразу вызвал уважение и доверие. Так мы поняли, что этот человек – тот, кто нам нужен.
Оценка работы ассистента идет по конкретным задачам и проектам. Здесь важно все: сроки выполнения, качество, а также те предложения, которые вносились в процессе работы. Кроме того, я собираю мнение коллег и партнеров о моем ассистенте. Это важный показатель: он помогает посмотреть на человека непредвзято, с учетом нескольких точек зрения. И я вижу, что я верно оцениваю профессионализм моего ассистента и его вклад в мой бизнес.
Как ассистент и водитель помогают экономить время и силы
Для того, чтобы разгрузить себя и оптимизировать время в режиме многозадачности я нанял:
- Ассистента. Вместе с ним мы планируем в календарь все активности на день/неделю/месяц. Это касается и рабочих задач или встреч, и семейных дел. Мне не приходится отвлекаться на какие-то бытовые вопросы, например, взял ли я костюм на завтрашнее мероприятие — мы заранее обсуждаем все моменты с ассистентом, и его задача проследить, чтобы костюм был подготовлен и находился в машине. Такие «мелочи» порой сильно отвлекают от работы и заставляют переживать и постоянно думать: «А не забыл ли я что-то?». Бизнес-ассистент закрывает эту «боль» предпринимателя, позволяя сконцентрировать внимание действительно на важных задачах.
- Водителя. Я обожаю водить машину, но когда я нахожусь за рулем буквально 1-2 часа, накапливается огромное количество сообщений, на которые необходимо реагировать. С водителем у меня есть возможность спокойно работать на пассажирском сидении. Кроме того, водитель помогает решать личные дела: отвезти детей куда необходимо, подготовить машину к поездке, забрать какие-то посылки и так далее. Это также экономит мое время. Не бойтесь делегировать!
Как подбирать ассистента на временные задачи
К услугам бизнес-ассистентов прибегаю в двух случаях – когда возникает необходимость выполнять больше задач за меньшее количество времени и когда уделять свое внимание каким-то задачам вообще нет желания или возможностей.
Для начала определяю список позиций, которые могу делегировать ассистенту. В него может войти все то, чем я не готова заниматься самостоятельно. Это может быть решение бытовых вопросов, вплоть до уборки помещений, учет рутинных ежедневных задач (поход к косметологу, на встречу с партнерами и клиентами), ведение документооборота.
Подходящего ассистента ищу, отталкиваясь от характера задач и формата работы. В первую очередь, нужно решить, как буду взаимодействовать с помощником – он справится онлайн или же задачи предполагают его физического присутствия. Важны сроки выполнения работы. Например, если часто задачи должны быть решены к завтрашнему утру, то ищу человека из региона с другим часовым поясом – с разницей в 4-5 часов. Но когда в функции ассистента входит напоминание мне о событиях и планах на день, значит, подойдет только житель моего региона.
Отталкиваясь от задач, определяю, какими качествами должен обладать ассистент. Если в делах не хватает системности, нужны напоминания о необходимости решить те или иные моменты, то подойдет человек системный, у которого все по полочкам. Если же в решении вопросов требуется креативность, ищу помощника с творческим, легким подходом и нестандартными взглядами.
Поскольку ассистент – это правая рука и даже глаза в некоторых сферах бизнеса и жизни, то ему стоит поручать только ту работу, которая для меня уже носит обкатанный характер. Я сама знаю ее нюансы, умею ее выполнять. Эффективность труда помощника оценивается непосредственно в процессе. Но вводить его в работу стоит правильно. Сначала необходимо написать регламент к выполнению каждой задачи и критерии, по которым буду оценивать эффективность. Чем четче поставлены задачи, тем легче мне самой получить положительный результат от ассистента.
Материал подготовлен с помощью сервиса «Лига экспертов» Executive.ru.
Подать заявку в Лигу экспертов
Читайте также: