Личное дело работника. Образец

Формирование и ведение личного дела

Личные дела работников заводят в большинстве компаний, несмотря на то, что закон делать этого не обязывает. В обязательном порядке личные дела ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Личное дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Систематизация данных о работнике в таком форме упрощает доступ к информации о его трудовой деятельности и его персональным данным.

В личное дело обычно помещаются не только документы, которые организация обязана хранить постоянно или временно, но и все прочие материалы, касающиеся конкретного работника. Их можно разделить на три группы:

1. Документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

• Анкета.
• Резюме.
• Рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии).
• Копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
• Справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).
• Заявление о приеме на работу.
• Медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ).
• Трудовой договор.
• Личная карточка по форме №Т-2.
• Копия приказа о приеме на работу.

2. Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

• Копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений.
• Договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
• Должностные инструкции.
• Дополнительные соглашения к трудовому договору.
• Копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности.
• Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований).
• Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания).
• Соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации).
• Аттестационные листы.
• Докладные, объяснительные записки, служебные записки.
• Заявления о предоставлении отпуска работнику.
• Различные акты и уведомления.
• Копии документов о повышении квалификации.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности. Например:

• Заявление работника об увольнении.
• Копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

• Наименование организации
• Структурное подразделение, в котором сотрудник работает.
• Номер личного дела.
• Заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника.
• Дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу).
• Дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении).
• Количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче личного дела в архив).
• Срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка по форме Т-2; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями.

Бланк внутренней описи содержит:

• Номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется.
• Графу «Порядковый номер документа».
• Графу «Индекс документа» (заполняется при наличии).
• Графу «Дата документа».
• Графу «Заголовок документа».
• Графу «Дата включения документа в личное дело».
• Графу «Примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, которые содержат личные дела, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

• На полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных.
• На свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
• На определение своих представителей для защиты своих персональных данных.
• На доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору.
• На требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства.
• При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
• Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
• На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
• На обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются:

• Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
• Количество листов внутренней описи.
• Особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
• Наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела.

Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Образцы унифицированных форм

1. Обложка личного дела работника
2. Внутренняя опись документов личного дела работника
3. Лист-заверитель личного дела работника

Источник: Изольда Светличная, buhgalteria.ru

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году