Бизнес чахнет без притока новых клиентов. Руководители это понимают, потому каждый месяц ставят задачи отделу продаж по привлечению новых клиентов. У исполнителя также есть предел загруженности – будь это фрилансер или крупная компания. Отказываться от клиентов или расширять штат – одинаково чревато последствиями. Особенно тяжело делать выбор, когда услуги не одноразовые, а абонентские. Как, например, бухгалтерский аутсорсинг. В такой ситуации поможет автоматизация бухгалтерии.
5 поводов автоматизировать бухгалтерию
1. Вы предоставляете аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Неважно, работаете из домашнего офиса или у вас есть целая компания: вести бухгалтерский учет сразу нескольким клиентам достаточно непросто.
2. Много рутинной работы. Взять хотя бы размещение документов в определенном порядке в архиве: до 5-ти минут уходит на то, чтобы открыть 1 документ, посмотреть все необходимые реквизиты и корректно его переименовать. И все равно потом этот же документ не так-то и легко найти среди массы подобных!
3. Человеческий фактор. Забыли вовремя сдать отчётность - ожидайте блокировку счёта и начисление штрафов. Отразили некорректно данные - скоро получите требования из ИФНС. А эти самые отчёты формируйте вручную. Знакомо?
4. У вас не хватает времени на повышение квалификации. Вы и ваши сотрудники «зашиваются» в текучке, вместо того, чтобы освободить время, например, на проведение аналитической работы по клиенту либо на поиск законной схемы по снижению налогов.
5. Лимитированное количество клиентов на обслуживании. Желание работать качественнее и зарабатывать больше, при этом не раздувая штат сотрудников, заставляет современных управленцев обращаться к автоматизации.
Как мы автоматизировали бухгалтерию
Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).
Дальше – больше: мы проанализировали технические операции, которые не требуют высоких компетенций, но при этом на них тратится много времени, и разработали ряд обработок, чтобы освободить бухгалтеров от ручного выполнения задач. Также наши разработчики включили запуск баз из АРМ (электронного рабочего места бухгалтера) Тардис.
Сейчас наш сервис:
- контролирует сроки сдачи отчётности и уведомляет пользователей, если отчет по каким-то причинам не сдан;
- автоматически вводит и атрибутирует первичную документацию в бухгалтерскую базу;
- самостоятельно сверяет задолженность с налоговой;
- формирует любые отчёты и отправляет выбранные документы клиенту в несколько кликов, без перехода в свою почту.
И это далеко не все. Тардис имеет уникальный раздел «Эффективность работы». Здесь можно проследить нагрузку бухгалтеров, количество операций и время, затраченное на работу.
Стоимость сервиса составляет чуть больше 1000 руб./мес. с 1 пользователя, а значит, Тардис доступен даже самой маленькой компании. К тому же, при покупке даже 1 рабочего абонемента можно получить бонусом услугу загрузки документов на 1000 страниц и аренду 1С в облаке.
Что мы получили в итоге
Мы добились сокращения трудозатрат бухгалтеров на рутинные операции, исправили забывчивость, существенно снизили человеческий фактор. Теперь у наших бухгалтеров на 30% больше свободного времени для выполнения более серьезных задач и на профессиональный рост, дебиторская задолженность движется к нулю, как, в общем-то, и пени за просроченную отчетность. Мы уже и не помним, когда в последний раз их получали. Самое главное, теперь мы можем принимать на обслуживание гораздо больше клиентов, при этом чувствуя простор в офисе;)
Узнайте больше об управлении бухгалтерией на странице сервиса Тардис
Партнерский материал