Учет движения трудовых книжек
Содержание
Книга учета движения
Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них наниматель обязан вести для учета перемещения трудовых книжек внутри организации. Эта Книга заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
В Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них делаются записи о следующих событиях:
- Получение от принятого работника его трудовой.
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы.
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых.
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы.
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.
Требования к внешнему виду Книги
Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:
1. У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
2. Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
3. Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
4. На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
- Название журнала.
- Число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью.
- Дату заведения реестра.
- Подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица. Заверять Книгу может только руководитель организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.
5. Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.
Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.
Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек
Унифицированная форма из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 содержит 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.
- Графа 1 «№ п/п»
- Графа 2-4 «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее»
- Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»
- Графа 6 «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее»
- Графа 7 «Должность, профессия, специальность работника»
- Графа 8 «Наименование места работы, куда принят работник»
- Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»
- Графа 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку»
- Графа 11 «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)»
- Графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при прекращении трудового договора»
- Графа 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки»
Образцы унифицированных форм
Источник: ip-spravka.ru
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году
