Штатное расписание. Образец выписки
Содержание
Выписка из штатного расписания
Выписку из штатного расписания по письменному запросу может запросить любой сотрудник организации или проверяющие органы: Пенсионный фонд, налоговая или трудовая инспекция, Фонд социального страхования.
Порядок выдачи выписки из штатного расписания
Выписка из штатного расписания – это документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем и его заявлением. Работник не может получить по запросу данные, касающиеся должностей других сотрудников организации. Чаще всего выписка оформляется как отдельный документ, реже – в виде копии.
Выписка составляется в точном соответствии с формой штатного расписания, которая утверждена в организации. Это может быть унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Это может быть также иная произвольная форма.
Выписка из штатного расписания оформляется обезличено. При необходимости указать в этом документе фамилию сотрудника, занимающего определенную должность, в ее форму добавляется дополнительная графа. Этот документ называется «штатная расстановка».
Выписка должна полностью соответствовать оригиналу штатного расписания. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде. К наиболее важным реквизитам, на которые следует обратить особое внимание при оформлении выписки, относятся:
- Период действия штатного расписания, который указывается в виде даты вступления в силу.
- Правильность названий отделов и должностей сотрудников.
- Количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5...).
- Оклады, тарифные ставки, надбавки.
Выписка обязательно должна содержать ссылку на приказ, которым утверждено действующее штатное расписание.
Выписку из штатного расписания подписывают два сотрудника:
- Работник, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. На крупных и средних предприятиях это может быть сотрудник отдела кадров. В малых компания – другой сотрудник, который отвечает за кадровый учет (например, генеральный директор).
- Главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.
Рекомендации по выдаче выписки из штатного расписания
- Выписка из штатного расписания должна содержать в себе самую актуальную информацию по сотрудникам, поэтому важно сразу вносить в него все изменения по должностям, количеству единиц, окладам и надбавкам.
- Необходимо внимательно следить за периодичностью обновления расписания, так как оно может быть бессрочным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянная актуализация.
- Законодательством установлено, что работодатель должен оплачивать в равных долях аналогичный труд. Это значит, что у одинаковых должностей должен быть прописан один и тот же оклад, расхождения не следует допускать. Между тем, надбавки у разных сотрудников с одинаковым окладом могут разниться в зависимости от квалификации, меры ответственности и объёмов выполняемой работы.
- В штатном расписании указываются не только должности обычных сотрудников, но и совместителей, если для них эта работа считается основной.
- В случае сокращения штата выписки следует делать из старого штатного расписания, так как новое вступит в силу только через два месяца.
Образец документа
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году