Трудовая книжка. Утеря и восстановление
Содержание
Правовая база оформления дубликата ТК
Утеря или порча трудовой книжки (ТК) – вопрос исправимый. Возможно восстановление бумажного документа путем выдачи дубликата. Эта процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. А порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
В каких случаях необходимо восстановление трудовой книжки
Записи в трудовой книжке подтверждают стаж работника, который необходим для назначения пенсии. Однако реальная необходимость восстанавливать эти записи есть не всегда. После 2002 года, когда в Росси была введена система обязательного пенсионного страхования, учет пенсионных прав граждан ведет Пенсионный фонд. В его базе данных есть вся информация о работе граждан, начиная с 1 января 2002 года. Поэтому если гражданин начал работать после этой даты и затем потерял или испортил ТК, его пенсионным правам ничего не угрожает, даже если он трудовую книжку не восстановит. И нет большого смысла оформлять дубликат ТК, если этого не требует текущий работодатель.
Таким образом, ПФ РФ реально необходимы только те записи в трудовой книжке, которые подтверждают работу гражданина до 2002 года. И если есть необходимость оформить дубликат ТК – то восстанавливать в первую очередь следует те записи, которые были сделаны в ней до 2002 года.
Наем работника (поступление на работу) без трудовой книжки
Действия работодателя и работника в этом случае зависят от того, что случилось с трудовой книжкой (была она утеряна или повреждена), а если произошла утеря – от того, по чьей вине это произошло.
1. Если трудовая книжка испорчена, и вести ее дальше невозможно, работодатель может оформить сотруднику дубликат ТК, перенеся в нее все возможные сведения о работе, которые можно достоверно узнать из старой книжки. Остальные сведения работник должен восстанавливать самостоятельно.
2. Если ни работодателю, ни новому сотруднику неважно иметь ТК, в которой отражены сведения о прежней деятельности, отдел кадров может оформить новую трудовую книжку. Для этого сотруднику придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась.
3. Если ТК была утеряна в отделе кадров, где она должна храниться, то работнику следует написать заявление работодателю о ее восстановлении. Именно работодатель отвечает в такой ситуации за проведение всех соответствующих процедур. А если он откажется это сделать, то гражданин должен подать жалобу в Трудовую инспекцию и потребовать компенсацию.
4. Если трудовая книжка утеряна самим работником (после того, как отдел кадров выдал ее ему под роспись), он должен сам позаботиться о ее восстановлении. Иначе в дальнейшем при оформлении пенсии ему, так или иначе, придется запрашивать в архивах подтверждение своего трудового стажа.
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки оформляется в свободной форме по следующему образцу:
Генеральному директору
_______________________(название организации и ФИО руководителя)
_______________________(должность и ФИО работника)
Заявление
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки.
_____________________(дата заявления)
_____________________(подпись)____________ (ФИО работника)
Порядок выдачи восстановления трудовой книжки
Действия сотрудника отдела кадров и работника, необходимые для оформления дубликата, зависят от ситуации, в которой было написано соответствующее отделение.
1. Если до утери трудовой книжки гражданин больше нигде не работал, то дубликат можно оформить на основании данных, которые есть его личном деле, заведенном по текущему месту работы. В этом случае порядок восстановления ТК следующий:
- Гражданин оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк трудовой книжки (если утеря ТК произошла по вине работодателя, то расходы несет работодатель).
- Отдел кадров заполняет бланк ТК, на котором в правом верхнем углу первой страницы от руки или в с помощью штампа делается пометка «дубликат» . При этом данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.).
- Отдел кадров заносит в новый бланк известные ему сведения о работе. Эти записи делаются на основании трудового договора и дополнительных соглашений к нему, а также информации, вписанной в личную карточку по форме №Т-2.
Кроме сведений о приеме на работу, переводах и увольнениях, также заполняется раздел о награждениях и поощрениях. Записи не заверяются печатью работодателя до тех пор, пока работник продолжает работать в организации.
2. Если в утерянной или испорченной трудовой книжке были данные о стаже работы в других организациях, они вносятся в чистый бланк на основании подтверждающих документов, полученных из организаций, где гражданин работал раньше. Чтобы получить эти данные, отдел кадров должен сделать специальный официальный запрос.
3. Если есть возможность прочитать данные в испорченной трудовой книжке, сотрудник отдела кадров может принять старую ТК за документ, подтверждающий общий стаж работы у прежних работодателей. При этом в новом бланке наименования организаций, где гражданин работал раньше, не указываются, а делает общая запись по следующему образцу: «Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней». После этой записи вписывается название компании, в которой в настоящее время трудоустроен гражданин, и далее делаются все записи, касающиеся работы в ней.
4. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не должен писать заявление о ее восстановлении. Но порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
5. Наиболее сложная ситуация возникает, если какие-то организации, где работник трудился раньше, к моменту утери или порчи ТК ликвидированы. В этом случае граждан должен самостоятельно запрашивать информацию, подтверждающую работу в ликвидированных организациях через трудовые архивы. И уже на основании их данных отдел кадров текущего работодателя может сделать соответствующие записи в новом бланке ТК.
Можно также сделать такой запрос в архиве уже непосредственном перед назначением пенсии и представить полученные архивные выписки непосредственно в Пенсионный фонд.
Образец оформления дубликата трудовой книжки
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году