Регламент работы

Регламент, с одной стороны, понимается как правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.

С другой стороны, так называются некоторые акты международных конгрессов и конференций. В Большом Энциклопедическом словаре эти два определения выглядят следующим образом: 1) регламент – это совокупность правил, определяющих Порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.

2) это Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.

Термин на английском языке: 'regulations, time limit'

Содержание

Разновидности регламента

Некоторые авторы детализируют общие определения регламента, включая в эту детализацию особенности деятельности, структурные параметры регламентируемого «организма» или регламентируемых функций и т.д. Для бизнес-структур предлагается, к примеру, следующие разновидности регламента:

1. Регламентирующая документация.

2. Организационная (объект: структура подразделения./должность).

3. Положение об организационной структуре (страт. уровень).

4. Положение о подразделении (такт .уровень).

5. Должностная инструкция (опер. уровень).

6. Нормативно-методическая (объект: деятельность).

7. Положение о направлении деятельности (страт. уровень).

8. Регламент бизнес-процесса (такт. уровень).

9. Рабочая инструкция (опер. уровень).

10. Планово-учетная (объект: ресурсы).

11. Распорядительная (все вышеперечисленное).

Для эффективного использования этих и подобных им регламентирующих документов на предприятиях и в организациях вырабатывается своеобразная система управления регламентами.

Система управления регламентацией

Все управленческие подходы и инновации опираются на определенную документальную базу, которая и составляет уникальность системы управления каждого предприятия и отражается во внутренних нормативных актах. Проблема в том, как лучше строить подобную систему регламентации на предприятии и как управлять ею.

Одним из классификационных признаков могут быть принципы иерархии в создании систем регламентов (т.е., когда есть возможность выделить несколько уровней регламентов деятельности - подходы). Еще один признак – выделение и контроль основных объектов регламентации (например - стандартизация продукта, работ, правил, смешанная и проч.)

Причем, регламент на выполнение тех или иных работ должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника и должен, к примеру:

a) Определять зоны ответственности сотрудников при выполнении работ;

b) Содержать требования к результатам работ;

c) Содержать требования к содержанию работ;

d) Содержать требования к качеству работ.

Стандарты и регламентация деятельности

Современные теоретики и практики менеджмента предлагают следующий уровень стандарта при регламентации деятельности:

1). Регламент-документ стандарта первого, стратегического, уровня, описывающий правила осуществления определенных действий, являющихся стандартом для всех или некоторых подразделений компании, но не относящийся к описанию бизнес-процесса.

2). Регламент-документ стандарта второго, тактического, уровня, описывающий совместные действия нескольких функциональных подразделений компании по исполнению одного ключевого бизнес-процесса. Регламент предназначен для расширения стандартов, описываемых Положением, но не может нарушать или отменять стандартов первого уровня.

3). Инструкция – документ стандарта третьего, оперативного, уровня, описывающий действия одного из функциональных подразделений Компании, являющихся частью одного или нескольких взаимодействующих ключевых бизнес-процессов, либо действия, описание которых требует профессиональных специфических знаний. Инструкция предназначена для расширения стандартов, описываемых Регламентом, но не может нарушать или отменять стандартов второго уровня.

Если компания не предоставила сотрудникам регламентов работы – это означает, что она явно разрешила им руководствоваться собственным представлением о том, что надо, а чего не надо делать. Вы строите бизнес, нанимаете персонал, но не сообщаете им правила игры. Избежать таких ситуаций поможет регулярный менеджмент.

Литература