Управление инициативой сотрудников

Надежда Прокофьева — психолог, бизнес-тренер, оргконсультант ЗАО «Советник-Н» (www.sovetnik-n.spb.ru), ведет авторские тренинги для менеджеров высшего и среднего звена, является постоянным автором статей для журнала «Бизнес Без Проблем. Персонал»; газет «Биржа труда», «Газета перемен», обладатель диплома «Лучший консультант делового Петербурга», преподаватель Института проблем предпринимательства, Института практической психологии, куратор Школы лидеров СПбГУ.

Век новых технологий усложняет мир, в котором мы живем и работаем; непрерывные социальные и экономические перемены, возрастание сложности решаемых задач приводят к необходимости адекватного развития средств и методов управления. Недостаточная компетентность руководителей в вопросах управления приводит к тому, что используется самый легкий (и далеко не самый эффективный) способ взаимодействия с миром — по шаблону, по старинке, по раз и навсегда разработанной технологии, по образцу. Однако, как отмечают А. В. Авилов и Е. Б. Моргунов в своей работе «Трудности управления», в силу уникальности каждой организации руководитель предприятия не может совершенствовать свое предприятие, копируя организационную, технологическую и прочие схемы «образцового» предприятия.

С середины XX в. научные исследования в сфере психологии управления привели к ощутимым достижениям, которые, однако, до сих пор до обидного мало используются на практике. Это приводит к недостаточно грамотному распоряжению имеющимися ресурсами предприятия, и менее всего освоенным оказывается человеческий ресурс.

Предлагаю с психологической точки зрения рассмотреть имеющиеся возможности для раскрытия творческого, интеллектуального и волевого потенциала людей, работающих в организации, а также условия его проявления.

В основе искусства управления лежат два основополагающих правила:

1) получение желаемого эффекта при минимуме затрат;

2) получение максимального эффекта при использовании заданных ограниченных ресурсов.

Оба правила реализуются и эффективность принимаемых решений увеличивается, когда руководитель поощряет инициативность сотрудников и побуждает их к высказыванию творческих идей, впечатлений, советов и практических предложений — инициатив. Сотрудники, демонстрирующие инициативу, предвосхищают решения руководителя, не ждут, когда им скажут, что и как они должны делать, высказывают свое видение ситуации и предлагают возможные решения проблем.

Инициатива — почин, первый шаг в каком-либо деле; предприимчивость.

Содержание

Условия, способствующие проявлению инициативности

На форуме нашего сайта (www.sovetnik-n.spb.ru) было проведено обсуждение темы «Параметры, способствующие/мешающие проявлению инициативности» в режиме он-лайн. Участники отвечали на 4 основных вопроса. Привожу здесь некоторые цитаты.

1. Что в Вашей работе открывает возможности для проявления Вашей инициативности?

Отсутствие специальных знаний у боссов и наличие их у меня, моя собственная креативность.
Неопределенность, отсутствие четких рамок и границ.
Мое личное желание. Мотивация начальства. Полная свобода действий.
Нужда!
Моя личная заинтересованность в конечном результате.
Экспертный уровень понимания задачи, которую выполняет организация.
Можно работать только с человеком, от взаимодействия с которым получаешь приемлемый результат и положительные эмоции.

2. Что в Вашей работе мешает проявлению инициативности?

Убежденность боссов в их исключительной «креативности» и бездарности остальных.
Отсутствие интереса к моим идеям.
Лень.
Достаток!
Убежденность в том, что инициативность наша никому не нужна, нужны исполнители, пускай не всегда даже хорошие.
Руководитель призывал проявлять инициативу, выдвигать идеи и даже обещал ее поощрять, но это на словах, а по факту идеи не нужны, так как он хочет держать все в своих руках, боится что-то упустить.

3. Что Вы предпринимаете, чтобы Вашей песне «не наступали на горло»?

Изворачиваюсь, альтернативничаю, доказываю и убеждаю результатами.
Гордо ухожу; настаиваю на своем; пытаюсь найти любые аргументы в свою пользу; хитрю; игнорирую то, что мне не нравится; мщу; делаю вопреки; смиряюсь на время; начинаю делать это для себя (вариант самый выгодный — если люди не видят своего счастья, я не могу им приставить своих глаз…); откладываю на время и методично готовлю почву. Я никогда не отказываюсь от реализации своих идей. Еще я умею себя хвалить.
Если начальник дурак, то с ним и работать не стоит. Или предположим, что у него есть весомые аргументы в его пользу, тогда надо что-то «в себе» менять! А лучше не менять! Лучше открыть свою компанию, пусть и маленькую, но свою.
При наличии заинтересованности и экспертного уровня: точно выбирать место, время и уши (кому петь); искать союзников, создавать ситуацию, когда последствия моей инициативности выгодны группе поддержки.
Если твоя идея никому не нужна, но ты хочешь ее реализовать — сформируй потребность, манипулируй картиной мира других.

4. Как Вы помогаете своим сотрудникам реализовать свой потенциал?

Вовлекаю, мотивирую, давлю авторитетом.
Окружающих стараюсь вдохновлять, подбадривая, подначивая и подтрунивая.
Я достаточно лояльно отношусь к компании, в которой работаю. И стараюсь принести ей, и, соответственно, ее сотрудникам наибольшую пользу. Если команда делает одно дело, то почему бы не помочь коллегам.
Обучаю. Формирую среду. Сильные должны работать в окружении сильных. Делегирую функции организации и разработку процессов.
Если мы хотим, чтобы сотрудники организации проявляли инициативу и творческий подход к делу, нужно разделить функции. Например, инициа тивы принимаются от генераторов, рассматриваются и передаются исполнителям.

Подведя итоги обсуждения, нетрудно сформулировать перечень условий, способствующих проявлению инициативности:

стандартизация алгоритма нововведений;
стимулирующая система оплаты труда. Личная материальная заинтересованность;
осознание безопасности последствий для сотрудника лично (инициатива не должна быть «наказуемой»);
разделение функций и командная работа;
осознание сотрудником общественной пользы выполняемой работы и, как следствие, повышение его личного рейтинга в организации, ощущения собственной значимости;
наличие знаний и полномочий для реализации инициатив. Доверие со стороны руководства к профессионализму сотрудника;
осознание сотрудником целей, к которым стремится весь коллектив.

Инициативность — это волевое качество, благодаря которому человек действует творчески. Это отвечающая времени и условиям активная и смелая позиция, гибкость действий и поступков человека. Инициативность проявляется осознанно и намеренно, а не под влиянием безотчетного стихийного порыва. Как правило, она связана с напряжением физических и духовных сил того, кто ее проявляет. Возможности же для ее проявления появляются, когда у человека есть внутренний интерес к изменению существующей ситуации к лучшему. Именно руководитель ответственен за создание перечисленных условий внутри организации.

Для этого ему необходимо взять на себя лидерскую роль и квалифицированно, в полной мере выполнять свои управленческие обязанности и функции (табл. 13).

Таблица 13. Функции руководителя

Целеполагающая функция	Определение целей коллектива и средств их достижения
Административно-организационная	Формирование управляющих органов, распределение заданий между подчиненными, согласование их действий и контроль выполнения решений
Экспертная	Консультирование работников
Дисциплинарно-стимулирующая	Оценка качества работы подчиненных, определение поощрений и наказаний
Представительская	Перед внешними организациями
Воспитательно-пропагандистская	Создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе, развитие способностей и инициативы подчиненных, подбор и расстановка кадров, участие в обучении резерва на выдвижение

В рамках выполнения административно-организационной и дисциплинарно-стимулирующей функции для регулирования инициативности сотрудников может быть введена стандартизация алгоритма нововведений.

Можно предоставить сотрудникам свободу действий в рамках конкретной задачи, ограничив при этом и жесткими рамками личной ответственности. Коммуникативный план действий, которого стоит придерживаться, таков:

1) идея, предложенная сотрудником;

2) его обоснование этой идеи, включающее, по возможности, прогноз исхода дела в виде расчетов в письменном виде, — своеобразное ТЭО или бизнес-план;

3) определение целесообразности и возможности осуществления идеи, ее защита;

4) определение сроков реализации проекта;

5) определение личной ответственности идеолога в случае отрицательного результата;

6) определение вознаграждения в случае положительного результата.

В результате использования этой схемы образуется равноправный и равноответственный тандем «сотрудник — фирма», возникает взаимное доверие, уважение, что на пользу всем и приносит прибыль. Происходит внутренняя «инвестиция», когда фирма вкладывает средства в личный проект сотрудника под реальные гарантии, с обоснованной надеждой на получение прибыли.

При этом инициативность активного сотрудника несколько снижается, становится разумной и целесообразной, направляется им самим в нужное русло. Человек перестает распыляться на бесплодные мечты, концентрируется на поставленной им же самим задаче. Такому сотруднику может быть предложено возглавить новое направление или принимать участие в его работе. Результат становится выгодным для обеих сторон.

Управление инициативой через системы оплаты труда

Дешевый труд дорого обходится предприятию: он убивает инициативность. На низкую зарплату приходит, как правило, низкоквалифицированный, неопытный работник, которому нечего терять. Однако и платить высокий оклад сотруднику, некачественно выполняющему свои обязанности, смысла нет.

Чтобы решить сложную задачу адекватного вознаграждения труда, используют системы оплаты труда, складывающиеся из постоянной и переменной частей (табл. 14). Система оплаты труда позволяет и не платить лишних денег тому, кто их не заслуживает, и поощрять тех, кто показывает результаты, полезные для организации.

Таблица 14. Состав денежного вознаграждения

Постоянная часть	Переменная часть
Базовый оклад	Премии за промежуточные результаты
Надбавки и доплаты	Премии за конечные результаты

Системы оплаты труда должны ориентировать сотрудников на достижение результата, нужного предприятию, учитывая результаты как группы, так и отдельного работника. Правила распределения вознаграждения должны быть известны сотрудникам, а их выполнение поддаваться контролю. Кроме того, они должны гибко реагировать на изменения внешней и внутренней среды предприятия. Являясь для руководителя одним из рычагов управления инициативностью, прозрачная и внятная система оплаты труда создает чувство уверенности и защищенности у сотрудников.

Инициативность стимулируется самой системой оплаты труда, которая отдает предпочтение тем, кто стремится повысить свой доход, и наделяя наиболее достойных правом на награды и премии.

Премирование подразделяется на два вида:

премия за промежуточный результат зависит от количественных и качественных показателей работы подразделения или сотрудника (может составлять от 10 до 70 % базовой зарплаты);
премия за конечный результат работы компании зависит от количественных показателей экономической эффективности компании (может составлять от 30 до 300 % месячной зарплаты сотрудника).

Премия дает сотруднику возможность реализовать свои амбиции, однако в очень узких пределах. Например, менеджер по продажам, обладающий личной склонностью к руководящей деятельности, имеет возможность управлять лишь собственными продажами, но не прямо влиять на деятельность других сотрудников.

Однако если административно-организационная, дисциплинарно-стимулирующая и представительская функции хорошо освоены руководителями предприятий, то целеполагающей, экспертной и воспитательно-пропагандистской уделяется, как правило, мало внимания. Тем не менее, реализация именно этих функций позволяет руководителю достойно управлять процессом создания условий во внутренней среде организации, трансформировать их под ее нужды, быть не только координатором действий, но и их инициатором: истинным управляющим, лидером.

Трансформационный лидер — инициатор изменений

Термин «трансформационное лидерство» был введен в психологическую науку в 70-е гг. XX в. Б. Бернсом. Американские ученые Б. Басс и Б. Аволио подробно исследовали и раскрыли его смысл, предложив описание трансформационного лидера в рамках четырех «I»: индивидуальный подход, интеллектуальная стимуляция, инспирируемая (вдохновляющая) мотивация и идеализированное влияние (харизма).

Индивидуальный подход (Individualized consideration), или Лидерство путем развития людей

Прежде всего этот стиль лидерства связывается с вниманием лидера к развитию сотрудников и их личным интересам. Лидер знает потребности своих коллег и создает условия для их удовлетворения: обеспечивает сотрудникам возможность выполнять интересную работу и обучаться. Он дает им такие задания, которые развивали бы их мастерство и укрепляли уверенность в себе. Сотрудники в этом случае сами стремятся развивать свои профессиональные навыки и проявлять инициативу.

Огромную роль в отсутствии или малом проявлении инициативы сотрудников играет самоуспокоенность. Борясь с этим недугом, руководитель должен постоянно инициировать вызов, пробуждая в людях новые, более высокие потребности, внушая новую мотивацию. Последняя реализуется путем признания заслуг и нематериального поощрения (например, обучение, карьерные возможности, организация удобного рабочего места, режима труда) или конструктивную критику. Планирование карьеры каждого сотрудника в организации предусматривает выявление возможностей человека (наклонности, потребности в развитии) и проведение мероприятий, обеспечивающих их реализацию (план развития карьеры). Эффективность предприятия в целом возрастает за счет повышения эффективности каждого отдельно взятого работника.

Интеллектуальная стимуляция (Intellectual stimulation), или Лидерство путем стимулирования

Лидер поощряет сотрудников использовать свое воображение, думать самостоятельно, искать новые творческие пути решения привычных задач. При этом руководитель берет на себя обязательство выслушивать любые идеи, даже самые глупые. Одна из его первичных целей состоит в том, чтобы развить в сотрудниках уверенность в себе и стремление к самосовершенствованию. Такой подход побуждает людей пересмотреть собственные представления, они ищут и находят новые способы решения старых проблем. Лидер делает акцент на интеллекте, рациональности, осторожном и наилучшем способе решения поставленных задач.

Здесь стоит упомянуть о необходимом доверии к профессионализму, который можно определить как соотношение экспертных знаний и должностных полномочий во взаимоотношениях специалист/руководитель.

Общепризнанно считать руководителя предприятия компетентным во множестве профессиональных областей деятельности, осуществляемой специалистами возглавляемого им предприятия. Подобная «компетентность» руководителя достигается в ущерб его собственной, вполне специфической профессиональной деятельности. При этом он не в состоянии овладеть полным объемом экспертных знаний, которыми обладает хороший специалист. Это приводит к тому, что работа на всех уровнях выполняется плохо: у реального специалиста экспроприируются полномочия, у руководителя, в свою очередь, не хватает времени на качественное выполнение собственной деятельности.

Совместный и откровенный анализ разногласий в ходе выработки решений способствуют тому, что инициатива, ответственность и исполнение распределяются по взаимному согласию. Взаимодействие между сотрудниками и руководителем определяется принципом доверия творческим силам и способностям друг друга, при этом руководитель поощряет каждую инициативу членов творческой группы.

Инспирируемая (вдохновляющая) мотивация (Inspirational motivation), или Лидерство путем воодушевления людей

Лидер создает ясную картину будущего, которая одновременно оптимистична и достижима, поощряет других поднимать уровень ожиданий, уменьшает сложность путем сведения проблемы к ключевым вопросам, использует простой язык, чтобы донести миссию организации до сотрудников. Сотрудники при таком типе лидерства готовы затрачивать дополнительные усилия в попытке реализовать миссию организации.

Идеализированное влияние (Idealized influence), или Лидерство, основанное на харизме

Лидер стремится стать для своих сотрудников образцом для подражания, находится в постоянном процессе роста и развития. Создает видение будущего и миссию, ставит высокие цели, проявляет настойчивость и решимость в их достижении, жертвует своими корыстными интересами ради пользы других, чем заслуживает уважения и доверия.

Отличие трансформационного лидерства от классического управления заключается в том, что оно определяется в координатах «видения» и «действия», а не «задачи» и «отношений».

«Видение» связано с созданием образа будущей цели. «Действие» связано непосредственно с поведением. По мысли Р. Дилтса, «видение без действия остается только мечтой, а действие без видения — бессмысленной суетой».

Мир вокруг нас стремительно меняется. Сегодня уже не только потребитель диктует свои условия, но и сами бренды управляют поведением людей. С этой точки зрения сами лидеры должны обладать предпринимательским мышлением, характеризующимся инициативностью и способностью создавать новое: бренды, рынки и подходы к управлению.

* * * *

Резюмируя, отмечу, что для грамотного распоряжения человеческими ресурсами предприятия и получения максимального эффекта при минимуме затрат руководителю необходимо проявить личную инициативу: не оставляя без внимания классических техник руководства, обогатить их искусными методами управления людьми.

Продвигаясь к цели путем создания творческой рабочей среды, делая шаг навстречу индивидуальным способностям и талантам людей, пробуждая в них скрытые личностные резервы, поощряя желание экспериментировать и воспитывая готовность принять на себя ответственность за происходящие события и достигнутый результат, лидер-инициатор становится для сотрудников наилучшим примером и образцом для подражания.

Автор - Надежда Прокофьева
Данная публикация размещена в «Энциклопедии менеджера E-xecutive.ru» в рамках сотрудничества с проектом www.cfin.ru

На портале www.cfin.ru она расположена здесь